Office Manager Organisatie- en Adviesbureau Bilthoven INGEVULD

De vacature

Wil jij werken als Office Manager bij een gerenommeerd organisatie- en adviesbureau in Bilthoven? Om de dagelijkse gang van zaken op het bureau te ondersteunen zoeken wij per direct een enthousiaste en ervaren Office Manager. De functie start met 24 uur maar de bedoeling is dat het snel wordt uitgebreid naar 32 uur. Werkdagen zijn in overleg maar de voorkeur gaat in ieder geval uit naar dinsdag, donderdag en vrijdag van 8.30 tot 17.00 uur. Mocht je een keer willen ruilen of op een ander moment starten dan is dat geen probleem. Je bent een proactieve aanpakker met een open- en directe communicatiestijl. Je staat stevig in je schoenen, hebt een helicopterview en bent een echte ontzorger en organisator. Jouw energieke aanwezigheid op kantoor maakt dat bezoekers en collega’s zich welkom voelen en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Het bedrijf

Je komt te werken bij een innovatief organisatie- en adviesbureau op een prachtige plek in een bosrijke omgeving. Het bedrijf is expert in ICT strategie en helpt organisaties succesvol digitaal te transformeren. Het team bestaat uit 25 leuke, sociale en ook wel een beetje eigenwijze collega’s. Het kantoor bevindt zich op het bosrijke terrein Berg & Bosch in Bilthoven. Altijd prachtig, en in de zomer wordt er ook genoten van bijvoorbeeld een buitenlunch. Er heerst een informele en hechte sfeer en er worden veel leuke teamactiviteiten georganiseerd. Er is veel ruimte voor ontwikkeling en eigen initiatief. Het makkelijks kom je er met de auto, je parkeert gratis voor de deur. Reis je met het OV? Er gaat 2 keer per uur een bus vanaf station Bilthoven of kom lekker op de fiets.

Wat ga je doen?

Je bent de operationele spil van het bureau. Je hebt 1 collega-‘ondersteuner’. Zij is verantwoordelijk voor Marketing. Daaronder vallen onder andere alle creatieve/visuele werkzaamheden rond de website en campagnes, content management van alle uitingen, presentaties en andere uitingen. Waar nodig ondersteun je haar en andersom ondersteunt zij jou in andere taken wanneer nodig.

Jouw belangrijkste taken zijn:

Facilitaire zaken: je regelt alles rondom de leasecontracten, inkoop en de zorg voor het pand

Ondersteuning financiën: je verzorgt de uitgaande facturen in overleg met de verantwoordelijke adviseurs. Je hebt de operationele contacten met de accountant.

HR: je bereidt de evaluatiegesprekken met de adviseurs voor, regelt alles rondom de totstandkoming van arbeidscontracten, uitdiensttreding van collega’s en andere administratieve ondersteuning op het gebied van HR.

Je bent beheerder van onze MS Office-omgeving en de centrale project- en urenregistratie.

Je organiseert de werving van nieuwe adviseurs.

Projectondersteuning: Je draait incidenteel mee in een project als projectsecretaris. Dat betekent dat je soms mee gaat met afspraken buiten de deur en het project op diverse andere vlakken ondersteunt.

Klaarzetten van de lunch, organiseren van teamuitjes-en activiteiten.

Wat verwachten wij van jou?

Je bent een echte aanpakker, bent assertief en neemt het initiatief

Je werkt georganiseerd en secuur

Je bent goed bekend met de MS 365-omgeving (Teams, Office, SharePoint)

Je bent breed inzetbaar & hebt brede interesses

Je bent communicatief sterk en hebt een open en directe persoonlijkheid

Je hebt HBO werk- en denkniveau

Je hebt aantoonbare ervaring met office management, bij voorkeur minimaal twee jaar werkervaring in soortgelijke functie

Je bent flexibel en kan gemakkelijk schakelen tussen verschillende werkzaamheden (je vind het niet erg als de dag ineens heel anders loopt door zaken die voor gaan J)

Je stelt het team/klantbelang voorop

Je houdt ervan anderen een gastvrij ontvangst te geven en te ontzorgen

Beschikbaarheid van 32 uur per week, bereid om de eerste periode 24 uur te werken.

Wat bieden wij

Een dynamische en collegiale omgeving waarin je veel kan oppakken. Eigen initiatief wordt gewaardeerd en er is veel ruimte voor ontwikkeling en groei.

Een veelzijdige functie voor 24 uur per week met uitbreiding naar 32 uur met werktijden en dagen in overleg en flexibel in te vullen, maar bij voorkeur wel veel op kantoor.

Een marktconform salaris vanaf € 3.000,- bruto o.b.v. fulltime en reiskostenvergoeding 0,19 cent per km

Keuze uit wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling

8% vakantiegeld

25 Vakantiedagen (naar rato bij parttime)

Pensioenopbouw vanaf 8 gewerkte weken indien > 21 jaar

Je werkt op uitzendbasis conform de NBBU cao

Opmerkingen:

De vacature start op basis van uitzenden maar bij wederzijdse tevredenheid is de intentie om na een periode van uitzenden in vaste(re) dienst bij de organisatie te komen.

Interesse?

Wij zien jouw CV en een korte motivatie heel graag tegemoet.

Reageren