Office Manager Consultancybureau 32 u p/w (Ingevuld)

De vacature

Voor een consultancybureau gespecialiseerd in de petrochemische sector, midden in het centrum van Delft zoeken wij een ervaren Office Manager voor vier dagen per week. In deze afwisselende functie zul je niet vervelen! Je ondersteunt het team van 11 collega's en de directeur op een breed vlak. Naast de reguliere officemanagementtaken, ga je namelijk ook aan de slag met de marketing en communicatie. Zo ga je je bezighouden met het beheer van de website, social media, online campagnes en promotiemateriaal, relatiegeschenken en het organiseren van events. Een zeer afwisselende rol dus! Je geniet ervan om anderen te ontzorgen, je hebt een vrolijke en open persoonlijkheid, denkt mee en geeft indien nodig, je mening.

De functie is voor 32 uur in de week, waarvan de donderdag en vrijdag in ieder geval vaste dagen op kantoor zijn. De andere dagen en tijden zijn in overleg bespreekbaar en eventueel ook deels vanuit huis in te delen. Jouw opgewekte en vlotte instelling maakt dat jouw collega’s graag op kantoor met je samen werken. De bezoekers weet je een plezierig ontvangst te geven in het prachtige monumentale pand in hartje van Delft.

Het bedrijf

Je komt te werken bij een prettig klein team van 12 collega’s. Het bedrijf richt zich op de verkoop van abonnementen op een integriteitsbeheer-systeem met de voornamelijk focus op de tankopslag. De collega’s werken gedeeltelijk thuis en op kantoor. Donderdag en vrijdag zijn voor het hele team een vaste kantoordag. Omdat het deze functie nieuw vorm te geven is, heb jij de vrijheid om zaken naar je toe te trekken. Daarnaast heeft het bedrijf vestigingen in Dubai, Houston en Singapore. De sfeer is informeel, er worden regelmatig leuke teamactiviteiten georganiseerd en er is veel ruimte voor ontwikkeling en eigen initiatief. Het is een bevlogen bedrijf en de passie voor dit vakgebied voel je wanneer je het kantoor binnen loopt. Het bedrijf is goed de bereiken met het ov en de auto. Een parkeervergunning krijg je erbij. Kom je met de fiets, dan krijg je ook een mooie regeling!

Wat ga je doen

• Jij bent verantwoordelijk voor het beheer van alle werkplekken, het netjes houden van het pand en het kantoor, bijvoorbeeld ook voor het meubilair en de flora
• Jij verzorgt de repro opdrachten, zoals printen, kopiëren, scannen en documenten inbinden
• Jij houdt je bezig met het voorraadbeheer van office supplies, boodschappen en bijvoorbeeld de persoonlijke beschermingsmiddelen welke nodig zijn voor bezoek op locatie van de klant
• Jij verzorgt de ingaande- en uitgaande post en de pakketten
• Jij weet de telefoon te beheren en het bezoek een prettig ontvangst te geven
• Jij beheert het contact met de facilitaire toeleveranciers zoals de schoonmaak, koeriers, bezorgdiensten en de huisvesting voor het onderhoud aan het pand
• Jij vindt het leuk om teamuitjes te organiseren
• Jij faciliteert de gezamenlijke lunch op donderdag en vrijdag
• Jij draagt zorg voor de kerstpakketten en de relatiegeschenken
• Jij faciliteert de trainingen van A tot Z
• Jij weet de directeur pro-actief te ondersteunen in bijvoorbeeld het uitwerken van ideeën en planning van activiteiten
• Ook ben jij verantwoordelijk voor de website waarbij je het benodigde content controleert, nieuwe klaar maakt en waar je aan de slag gaat met de SEO
• Je vindt het leuk om met social media te werken, zoals het maken van posts op Linkedin maar ook de image building, naamsbekendheid en online campagnes mede te bedenken voor de website.
• Verantwoordelijk voor al het marketing materiaal zoals folders, leaflets, gadgets. Jij weet hierin een overzicht te krijgen en dus ook nieuw materiaal te realiseren en te faciliteren
• Zijn er relatie-geschenken nodig, dan vind jij het leuk om nieuwe items te bedenken en te organiseren
• Daarnaast is er ruimte en vrijheid voor jou om events te organiseren tbv klanten maar ook binnen het team op het kantoor of daar buiten

Wat breng je mee?

• Je hebt MBO werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring met officemanagement, bij voorkeur minimaal twee jaar werkervaring in soortgelijke functie en je hebt affiniteit met taal en grafische vormgeving. Je bent creatief waardoor je de werkzaamheden op het marketing en communicatie snel weet eigen te maken of al enige ervaring in hebt.
• Je werkt georganiseerd en klantgericht
• Je bent goed bekend met Office 365 (Teams, Office, SharePoint)
• Je bent communicatief sterk in woord en geschrift en hebt een opgewekte- en energieke persoonlijkheid
• De Nederlandse en Engelse taal beheers je uitstekend, zowel in woord als geschrift
• Je bent flexibel, stressbestendig en kritisch
• Je maakt graag deel uit van een team en stelt het teambelang voorop

Wat bieden wij

• Je komt te werken in energiek en hardwerkend team. Met vragen kun je altijd bij iemand terecht. In deze zelfstandige functie krijg je voldoende vrijheid om de rol verder vorm te geven. En verder:
• Een salarisindicatie tussen de € 3.100 en € 3.500 bruto per maand obv van 40 uur
• Je komt direct in dienst van het bedrijf waar je een jaarcontract krijgt met uitzicht op een vast dienstverband
• Een functie voor 32 uur per week met in ieder geval de donderdag en vrijdag als vaste werkdag, de overige dagen zijn in overleg
• 30 vakantiedagen en 8% vakantiegeld
• Een uitkeringsregeling waarbij je je eigen pensioen zelf kunt regelen en opbouwen
• Uitgebreide reiskostenvergoeding o.b.v. OV, fiets of auto, zoals een OV trajectkaart of een parkeervergunning voor in de parkeergarage 400 meter lopen van het pand
• Een fietsplan
• Laptop
• Vergoeding tav mobiele telefoon
• Internationale dynamische werkomgeving binnen een hecht en gemotiveerd team met veel gezamenlijke activiteiten en uitjes

Interesse?

Dan maken we graag kennis met jou en zien wij jouw CV en motivatie heel graag tegemoet.