Management Assistent (landelijk)

Wij zijn regelmatig op zoek naar ervaren Management Assistenten voor diverse opdrachtgevers! Beschik jij over de gevraagde skills en ervaring? Dan is dit de baan voor jou! 

Ben je een echte regelaar? Houd je van contact met collega’s? En werk jij je to do-lijstjes altijd af? Dan ben jij waarschijnlijk in de wieg gelegd om Management Assistent te worden. Want jij bent de rechterhand van het management en de schakel tussen de verschillende afdelingen. Hoe word je MA? Lees snel verder. 

Wat doet een Management Assistent precies? 

Een Management Assistent helpt bij allerlei taken om het leven van zijn of haar manager(s) makkelijker te maken. Dat kan van alles zijn, van het plannen van vergaderingen en het beheren van agenda's tot het regelen van reizen en het voorbereiden van documenten en presentaties. Kortom, zij vervullen een cruciale rol in het handhaven van de efficiëntie en effectiviteit van de dagelijkse activiteiten van het management.

Dit zijn de taken van een Management Assistent: 

• Zorg dragen voor het agendabeheer van het management en het plannen van de afspraken waarbij je vooral let op wat prioriteit heeft
• Op belang en urgentie ‘screenen’ van telefoongesprekken en e-mail en het zelfstandig afhandelen hiervan 
• Het organiseren, voorbereiden en notuleren van bijeenkomsten en vergaderingen (o.a. MT ‘s)
• Correspondentie uitwerken, versturen en archiveren
• Beheer van Social Media van de managers
• Verzorgen van organisatorische en logistieke zaken zoals het assisteren bij de organisatie van bijeenkomsten (presentaties, vergaderingen, trainingen en uitjes e.d.), regelen van accommodaties, catering, en het ontvangen en verzorgen van bezoekers en nieuwe medewerkers 
• Verzorgen van allerlei interne en uitgaande correspondentie, zoals brieven, rapporten, presentaties, notulen van vergaderingen en dergelijke 

Welke vaardigheden moet ik hebben als Management Assistent? 

Als Management Assistent zorg je dat alles geregeld is zodat het managementteam zich kan richten op inhoudelijke taken. Dankzij jou kunnen zij hun werk zonder zorgen doen en weten ze dat alles achter de schermen efficiënt verloopt. Dit betekent dat jij goed kan organiseren en ook kan anticiperen als iets niet helemaal loopt zoals gepland. 

Dit moet jij sowieso in huis hebben als Management Assistent: 

1. Jij hebt organisatietalent: Management Assistenten zijn meesters in het organiseren van agenda's, het plannen van vergaderingen en het coördineren van afspraken. 
2. Jij bent een kei in communicatie: Je beheert e-mails, telefoongesprekken en correspondentie op een professionele en beleefde manier. Door jou wordt er een positieve indruk achtergelaten op zowel mensen binnen als buiten de organisatie. 
3. Jij bent een trouwe ondersteuner: met een scherp oog voor detail en een proactieve houding sta je altijd klaar om te ondersteunen waar dat nodig is. Of het nu gaat om het voorbereiden van presentaties, het bijhouden van documentatie of het regelen van reisplannen, je bent betrouwbaar en het managementteam kan altijd op jou terugvallen. 
4. Jij bent een echte multitasker: je bedreven in het jongleren met verschillende taken en prioriteiten tegelijkertijd. Je kan snel schakelen tussen verschillende projecten en bent in staat om onder druk te presteren zonder aan kwaliteit te verliezen. 
5. Je bent betrouwbaar: als Management Assistent heb je vaak toegang tot gevoelige informatie en dit behandel je natuurlijk met de grootst mogelijke discretie. 
6. Je bent een echte teamplayer: Management Assistenten zijn vaak het hart van het team. Je werkt nauw samen met collega's, biedt ondersteuning waar nodig en draagt bij aan een positieve werkomgeving door je vriendelijke en behulpzame houding.

Is er een Management Assistent opleiding? 

Een Management Assistent kan verschillende soorten opleidingen en achtergronden hebben, afhankelijk van de specifieke eisen van de werkgever en de industrie. 

Je kan bijvoorbeeld een MBO-opleiding volgen in de richting van administratie, secretariële diensten, managementondersteuning of een gerelateerd vakgebied. Deze opleidingen bieden vaak praktische training op het gebied van administratieve taken, het gebruik van software, communicatie- en organisatorische vaardigheden. 

Opleidingsinstituten die specifieke opleidingen voor Management Assistenten bieden zijn bijvoorbeeld: Schoevers, NCOI en NHA. Op hun websites vind je meer informatie. Vaak zijn deze opleidingen deeltijd, zodat je ze makkelijk kan combineren. Je kan deze op MBO- en op HBO- niveau volgen. 

Daarnaast is voor veel werkgevers ervaring een belangrijke factor bij het selecteren van een Management Assistent. Je kan denken aan ervaring in administratieve of ondersteunende rollen om vaardigheden te ontwikkelen die jou een nog betere MA maken. 

En probeer ook deze soft skills te ontwikkelen zoals communicatievaardigheden, organisatorisch vermogen, multitasking, proactiviteit, flexibiliteit en het vermogen om onder druk te werken. Als je dit op je cv kan zetten dan heb je weer een streepje voor op de rest van de sollicitanten. 

Wat is het verschil tussen een Management Assistent en een Directie Assistent? 

Beide functies liggen dicht bij elkaar en hebben veel overlap. Een Management Assistent staat altijd paraat om de managers van een organisatie te helpen, terwijl een Directie-assistent juist de directie helpt. Dit betekent dat er ook verschillen in verantwoordelijkheden ontstaan doordat de directie vaak meer verantwoordelijkheden heeft dan een manager. 

Dit zijn de grootste verschillen tussen een Management Assistent en een Directie-assistent: 

Een management assistent ondersteunt over het algemeen een managementteam op verschillende niveaus, zoals afdelingshoofden, teamleiders of projectmanagers. Een directiesecretaresse ondersteunt juist de hoogste leidinggevenden in een organisatie, zoals de CEO, directeur, of andere leden van de directie.

Een management assistent heeft een breed scala aan taken voor meerdere managers of teamleden. Een directiesecretaresse richt zich specifiek op taken die verband houden met de behoeften van de directie, zoals het beheren van de agenda van de directeur, het coördineren van vergaderingen op hoog niveau, het afhandelen van vertrouwelijke informatie en het voorbereiden van rapporten.

Beide functies vereisen vaak een hoog niveau van vertrouwelijkheid. Maar omdat een directiesecretaresse werkt met hooggeplaatste leidinggevenden, kan de mate van vertrouwelijkheid en de gevoeligheid van de informatie die ze behandelen, over het algemeen hoger zijn dan die van een Management Assistent.

Wat is het leuke aan een baan als Management Assistent? 

Dat bepaal je natuurlijk helemaal zelf. Maar een MA kiest niet voor niets voor dit beroep. Je kan er al je planningskills in kwijt. Het is een baan met veel variatie. En je hebt echt een baan met betekenis, want zonder jou loopt alles in de soep op kantoor. 

Dit is waarom jij voor een baan als Management Assistent moet kiezen: 

Variatie: van het organiseren van vergaderingen tot het afhandelen van complexe projecten. Je hebt een breed scala aan taken. 

Directe impact: als rechterhand van managers heb je directe invloed op het succes van het team en de organisatie als geheel.

Teamspirit: je werkt nauw samen met managers, collega's en externe contacten. 

Waardering: Het zien van de positieve impact die je hebt op het team en de organisatie vind jij natuurlijk zeer bevredigend.

Uitdagend: Je kunt nieuwe vaardigheden opdoen, trainingen volgen en doorgroeien naar meer verantwoordelijke posities binnen de organisatie.

Kortom, een baan als Management Assistent is altijd boeiend, vol uitdagingen, leuke contacten en directe impact. 

Of je nu bij een bedrijf in vaste dienst bent, werkt als zzp Management Assistent of liever als interim een tijdelijke opdracht vervult; je bent altijd hard nodig op de werkvloer. Je bent het hart en de verbindende factor en waarschijnlijk loopt je baas al zijn afspraken mis als jij er niet bent. 

Ben je op zoek naar je volgende klus? Meld je dan aan bij onze intercedenten of reageer op een van onze Management Assistent vacatures en we vinden samen de werkplek waar jij je het meeste thuis voelt.