Officemanager Auteursrechtorganisatie Amsterdam (Ingevuld)

Regelen en organiseren, dat gaat jou altijd als beste af. Daarbij toon jij jouw betrokkenheid en maak je collega’s en bezoekers blij met jouw ontzorgende kracht. Het moment dat er zaken gedaan moeten worden, sta jij als eerste op. Op een prachtige plek in het centrum van Amsterdam, bij een creatief en maatschappelijk betrokken organisatie, kijken onze collega’s uit naar jouw komst als nieuwe collega Officemanager.

Je gaat vier dagen per week aan de slag voor een organisatie die zich bezighoudt met auteursrecht voor beeldmakers. Deze beeldmakers, zoals fotografen, kunstenaars en illustratoren, kunnen zich kosteloos bij deze organisatie aansluiten om aanspraak te maken op de collectieve vergoedingen waar zij recht op hebben. Daarnaast kunnen zij opdracht geven om hun rechten te beschermen en vergoedingen te innen voor het gebruik van hun werk. De organisatie zet zich maximaal in om de auteursrechtelijke positie van beeldmakers te waarborgen.

Wat ga je doen

• Als ervaren Officemanager werk je in een team van 20 collega’s. Dankzij jou werken collega’s probleemloos en voelen bezoekers zich hartelijk en enthousiast ontvangen.  
• Met jouw ervaring en kennis bied jij in deze rol de beste organisatorische ondersteuning, zowel voor de drie MT-leden als de andere collega’s. Zo kun jij een jaarplanning opstellen en weet jij precies wanneer je actie moet ondernemen voor alle activiteiten en personeelsuitjes.  
• Nieuwe collega’s ontvangen op tijd hun contract en voelen zich welkom op hun nieuwe werkplek. Vervelend als er mensen ziek worden maar jij brengt ze telefonisch de beterschapswensen over en houdt contact met het UWV en de Arbodienst.
• Je organiseert de jaarlijks terugkerende bijeenkomsten en bestuursvergaderingen. Ook notuleer je deze meetings en zorg je voor de verspreiding van de benodigde vergaderstukken.
• Heb jij oog voor cijfers? Met jouw financiële ondersteuning voer jij de controle van diverse facturen en internetbetalingen zorgvuldig uit. Net zoals de UBO Administratie en het waarborgen van alle kvk inschrijvingen van alle bestuursleden.
• Het kantoor ziet er mooi uit maar kan wellicht her en der een verfrissing gebruiken, je bent verantwoordelijk voor het beheer van het pand, van schoonmaak tot inkoop en bijbehorende verzekeringen. Daarbij houd jij het overzicht van de kantoorbenodigdheden en regel je de dagelijkse, gezamenlijke lunch.
• Niks vervelender dan haperend internet! Als Officemanager bel jij direct de provider om actie te ondernemen. En daarnaast ben jij samen met de externe systeembeheerder verantwoordelijk voor IT-taken zoals back-ups, updates en installaties, gebruikerssupport, oplossen van softwarematige storingen, inrichten van werkplekken, licentiebeheer en gebruikersbeheer.

Het bedrijf

De werksfeer in deze maatschappelijk betrokken organisatie is ongedwongen en informeel. Het is een fijne werkplek waar iedereen zich welkom voelt en zichzelf kan zijn. Tijdens de gezamenlijke lunch wordt veel gelachen en er worden regelmatig teamuitjes georganiseerd. Het mooie pand is gevestigd op verschillende etages op een aangename plek in het centrum van Amsterdam, met het geluid van de zeeleeuwen in Artis op de achtergrond. De locatie is goed bereikbaar per fiets of ov, maar minder makkelijk met de auto. Dus prettig als je in de regio Amsterdam woont.

Wat breng je mee

• HBO werk- en denkniveau en ervaring in een soortgelijke functie
• Affiniteit met de juridische sector is een pluspunt
• Ervaring met Office 365 (Teams, Office, PowerPoint)
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Flexibiliteit, organisatiesensitiviteit en empathisch vermogen
• Je hebt een toegankelijke en tegelijk stevige persoonlijkheid en toont initiatief
• En jij beschikt over een zelfstandige en probleemoplossende instelling.

Wat bieden wij

• Een salarisindicatie tussen € 3.300,- en € 3.800,- bruto per maand op basis van 40 uur.
• Een functie voor 32 tot 36 uur per week, met maandag als vaste werkdag op kantoor. Overige dagen in overleg met daarbij ook de mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken.
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder 28 vakantiedagen, opbouw van leeftijdsdagen, vakantiegeld, een dertiende maand en een mooie pensioenregeling.
• Reiskostenvergoeding op basis van OV-vervoer/NS Business abonnement.
• Een museumjaarkaart.
• Mogelijkheid tot een vast dienstverband na een jaarcontract.
• Dagelijkse een gezonde lunch.

Interesse?

Dan maken we graag kennis met jou en zien wij jouw cv en motivatie graag tegemoet.