Office Manager (landelijk)

Wij zijn regelmatig op zoek naar ervaren office managers voor diverse (interim) opdrachten bij verschillende bedrijven in de Randstad! Beschik jij over de gevraagde skills en ervaring, ben jij positief ingesteld en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel? Dan is dit de baan voor jou! 

Dankzij de Office Manager loopt alles op rolletjes op kantoor. Ze zijn de alleskunners, het organisatietalent en het aanspreekpunt tegelijk, en niet te vergeten de rechterhand van de directie of het managementteam. Een goed georganiseerde en soepel draaiende werkplek is essentieel voor het succes van een bedrijf. En achter de schermen van deze gestructureerde omgeving zorgt de Office Manager ervoor dat het kantoor efficiënt en effectief opereert.

Wat doet een Office Manager? 

De taken van een Office Manager variëren van het inkopen van kantoorartikelen tot aan het onderhandelen met leveranciers, maar ook het organiseren van het volgende bedrijfsevenement. Door jou kunnen andere werknemers zich richten op hun eigen werkzaamheden, wat zorgt voor extra productiviteit en effectiviteit van de onderneming. Dankzij jou werken zij op een goed georganiseerd kantoor. 

Organisatie en Planning

Een van de voornaamste verantwoordelijkheden van een Office Manager is het organiseren en plannen van dagelijkse activiteiten. Dit omvat het opstellen van schema's, vergaderingen plannen en coördineren van evenementen.

Facilitair beheer 

Daarnaast beheer je facilitaire taken zoals het bijhouden van kantoorbenodigdheden, coördinatie van schoonmaakdiensten en het beheren van kantoorapparatuur. Door te zorgen voor een goede en gezonde werkomgeving zijn de werknemers in staat om zich op hun eigen taken te richten zonder dat ze afgeleid worden door praktische zaken als, waar staan de koffiefilters en het kopieerpapier is op. 

Communicatie en Coördinatie 

Naast praktische zaken zorgt een Office Manager er vaak voor dat verschillende schakels en werknemers binnen een organisatie elkaar weten te vinden en dat communicatie hiertussen soepel verloopt. Want effectieve communicatie is cruciaal binnen iedere organisatie. 

Human Resources Support

Office Managers spelen vaak ook een rol in human resources-ondersteuning. Dit kan het assisteren bij werving en selectie, het coördineren van introductieprogramma's voor nieuwe medewerkers en het bijhouden van personeelsdossiers omvatten. 

Budgetbeheer

Of het nu gaat om mogelijkheden zien voor kostenbesparing of het in kaart brengen van de in- en uitgaven van een bepaalde sector, de Office Manager zorgt ervoor dat alles binnen budget blijft en het management precies weet wat er waar aan uitgegeven wordt. 

In een notendop zijn dit de taken van een Office Manager: 

• Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, email, post, fax)
• Beheren van de agenda
• Bieden van facilitaire ondersteuning (bijvoorbeeld beheren van de voorraad en verzorgen van de ordelijkheid van het kantoor)
• Agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen
• Uitwerken van memo’s, brieven, verslagen en rapporten
• Fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern
• Beheren van het archief en contracten
• Opstellen van facturen
• Verwerken van personeelsmutaties
• Eventueel aansturen van secretaresse(s)
   

Wat moet je goed kunnen als Office Manager?

Aangezien op het ene moment iemand vraagt om meer toiletpapier en een moment later de volgende persoon aanklopt met een gecompliceerd HR-probleem is het belangrijk dat Office Managers kunnen multitasken en altijd flexibel zijn. 

Je dient snel te kunnen schakelen en om te kunnen gaan met acute veranderingen, zoals bijvoorbeeld uitgelopen vergaderingen, geannuleerde afspraken of verhuizingen. 

Daarnaast moet je zeer communicatief vaardig zijn, want je bent de schakel tussen verschillende afdelingen en de directie en vaak heb je ook de leiding over de secretaressen. 

Maar ook taalvaardigheid is van groot belang bij het opstellen van belangrijke documenten en het voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen.  En vervolgens moeten deze memo’s ook weer uitgewerkt worden. Niet alleen moet je goed zijn in taal, ook moet je goed overweg kunnen met een computer. 

Tot slot zijn probleemoplossend vermogen en stressbestendigheid van onschatbare waarde om snel en doeltreffend te handelen in situaties die om directe aandacht vragen. 

Welke opleiding moet je volgen om Office Manager te worden? 

1. Begin met het behalen van een diploma in Bedrijfskunde, Management, Office Management of een gerelateerd vakgebied om een solide basis van kennis op te bouwen.

2. Ontwikkel daarnaast praktische vaardigheden: versterk je organisatorische, communicatieve en multitaskingvaardigheden, aangezien deze essentieel zijn voor een succesvolle carrière als Office Manager.

3. Verzamel ervaring: werk aan het opdoen van relevante werkervaring, bijvoorbeeld in administratieve functies of als assistent, om een dieper inzicht te krijgen in hoe kantoorprocessen precies werken.

4. Bouw een netwerk op: creëer professionele relaties in de zakelijke wereld, bezoek netwerkevenementen en sluit je aan bij relevante brancheorganisaties om je netwerk uit te breiden.

5. Zoek carrièremogelijkheden: houd vacatures in de gaten en solliciteer naar functies als office assistant, administratief medewerker of vergelijkbare rollen om je carrière als Office Manager te starten en verder te ontwikkelen.

Waarom is een Office Manager belangrijk?

‘Zonder plan verpietert ik. Als jij het niet inplant, vergeet ik te lunchen. Als jij niet verzint dat ik naar de kapper moet, loop ik er na een paar maanden bij als een holbewonert. Niemand (ook ik niet) plant iets in zonder jouw toestemming’- aldus Pieter Zwart van Coolblue. 

Jij bent de olie in de motor. De stem in het navigatiesysteem. De Google Maps van de afdeling. Dankzij jou loopt alles gesmeerd op kantoor en kan iedereen zich op zijn eigen taken richten zonder zich zorgen te maken over het stukke koffieapparaat en of de agenda’s van de verschillende afdelingen wel op elkaar zijn afgestemd. 

Dat betekent ook dat de Office Manager vaak bijna onzichtbaar aan het werk is. Want niemand denkt bij het koffieapparaat: wie houdt nou eigenlijk de koffievoorraad bij? En niemand denkt aan wc-papier totdat het op is. Behalve de Office Manager. Die weet al dat het op, voordat het op is. 

Deze stille kracht op kantoor is onmisbaar in iedere organisatie. En je haalt dan ook veel voldoening uit het feit dat je collega’s in een rustige en stimulerende omgeving hun werk kunnen doen. Als iedereen aan het einde van de dag vrolijk en voldaan naar huis gaat, dan doe jij dat ook. 

Net als bij een auto die niet loopt zonder motorolie. Zo loopt het kantoor ook niet op rolletjes zonder de Office Manager. De enige echte alleskunner. 

Wat is het verschil tussen een Management Assistent en een Office Manager?

De functies van Management Assistant en Office Manager hebben veel overlap met elkaar. Het allergrootste verschil zit hem in het feit dat een Management Assistent meer vakinhoudelijke taken heeft. 

Over het algemeen moeten zij meer kennis hebben van de afdeling waarop ze werken of het bedrijf waar ze werken. Denk bijvoorbeeld aan het ordenen en klaarleggen van stukken en het controleren van fouten in documenten. Vaak ben je als MA ook onderdeel van een managementteam, terwijl een Office Manager eerder leiding geeft aan een team van bijvoorbeeld secretaresses. 

Of je nu bij een bedrijf in vaste dienst bent, werkt als zzp Office Manager of liever als interim een tijdelijke opdracht vervult; je bent altijd hard nodig op de werkvloer. Je bent het hart en de verbindende factor en waarschijnlijk loopt je baas al zijn afspraken mis als jij er niet bent. 

Ben je op zoek naar je volgende klus? Meld je dan aan bij onze intercedenten en we vinden samen de werkplek waar jij je het meeste thuis voelt.