Directiesecretaresse (landelijk)

Wij zijn regelmatig op zoek naar ervaren directiesecretaresses voor diverse opdrachtgevers! Beschik jij over de gevraagde skills en ervaring? Dan is dit de baan voor jou! 

De rechterhand van de directie, de stem van de directeur en de steun en toeverlaat van het directieteam. Dit zijn zomaar een paar termen die de directiesecretaresse toegeschoven krijgt. Je bent adviseur, de hands-on regelaar, het aanspreekpunt en de agenda van het directielid. Spreekt dit jou wel aan? Wil je weten hoe je directiesecretaresse wordt? En wat je daarvoor moet kunnen? Lees dan verder. 

Wat doet een directiesecretaresse? 

Een evenement organiseren? Geen probleem. Gaat de directeur op reis? Jij regelt alles van a tot z. De agenda van de directeur? Die ken je uit je hoofd, want je hebt hem zelf ingevuld. 

Als directiesecretaresse heb je veel verantwoordelijkheid en ben je het organisatiebrein van de directie. Alles wat met het directieteam te maken heeft, loopt via jou. Van agenda afspraken tot gasten ontvangen en van presentaties tot alle communicatie met dat grote bedrijf waar je baas al jaren zijn oog opheeft laten vallen. Jij weet alles, en regelt alles. 

Veel mensen denken direct aan een vrouw bij het woord directiesecretaresse, maar dat is allang niet meer zo. Alhoewel dezelfde rol voor mannen wel vaak een andere titel krijgt, zoals Executive Assistant of Office Manager. 

Dit zijn de 5 belangrijkste taken van een directiesecretaresse: 

1. Agendabeheer: je houdt alle afspraken van de directie bij en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, zodat zij zich kunnen concentreren op het grotere geheel.

2. Vergaderheld: van boardrooms tot virtuele vergaderingen, jij bent de go-to persoon om alles te regelen. Van planning tot notuleren, je zorgt ervoor dat elke bijeenkomst een succes is.

3. Communicatiespecialist: als de spil van het bedrijf ben jij de stem van de directie. Je handelt telefoontjes af, beheert e-mails en zorgt ervoor dat berichten op tijd worden afgeleverd.

4. Taalwizard: of het nu gaat om het opstellen van belangrijke rapporten of het bewerken van presentaties, je bent de expert in documentbeheer. Jouw oog voor detail en taalvaardigheid maken elk document foutloos.

5. Probleemoplosser: als er een probleem is, ben jij de eerste die het aanpakt. Of het nu gaat om last-minute wijzigingen in de planning of om logistieke uitdagingen, jij vindt altijd een oplossing met een glimlach op je gezicht.

Zo word je Directiesecretaresse 

Om directiesecretaresse te worden heb je minstens MBO-4 niveau nodig. Er zijn ook verschillende opleidingen op HBO-niveau, denk bijvoorbeeld aan het NCOI. Of opleidingen van Schoevers. 

Naast een basisopleiding kun je er ook voor kiezen om extra cursussen te volgen die meer verdieping bieden. Je kan bijvoorbeeld op IT gebied bijleren, of een extra taal. Bedenk bij wat voor soort bedrijf je zou willen werken en pas hier je opleidingstraject op aan. 

Het is ook mogelijk om door te stromen vanuit een secretaressefunctie. Pak steeds meer verantwoordelijkheden op en laat je bijscholen en na een aantal jaar kun je aan de slag als directiesecretaresse. Ook kun je aan je baas vragen welke vaardigheden je nog moet ontwikkelen en je hiervoor inzetten.

Welke vaardigheden moet ik hebben als directiesecretaresse? 

Voor deze verantwoordelijke functie heb je heel wat kwaliteiten nodig. Sommige zul je van nature hebben, andere zul je aan moeten leren. Dit zijn de belangrijkste vaardigheden: 

Communicatietalent: je bent enige weg naar de directie. Alles loopt via jou. Dat betekent dat je de hele dag door contact met mensen hebt via de telefoon, e-mail of in de wandelgangen. Daarom zijn jouw communicatievaardigheden je sterkste punt. Je weet alles gedaan te krijgen met een smile en een goed gevoel. 

Organisatietalent: wie komt er wel in de agenda en wie niet? Welke telefoontje is belangrijker? En hoe ga je dit grote evenement opzetten? En de reis van de directeur verzetten nu de vluchten zijn geannuleerd? Geen probleem met jouw organisatietalent. Jij weet precies hoe je dit aanpakt. 

Stressbestendig: ben je daarom ook. Want als alles zoals gewoonlijk niet loopt zoals verwacht, dan hou jij je hoofd koel en blijf je lachen. 

Teamspeler: je staat in het dienst van het team, maar je bent ook onderdeel van het team. Het ene moment ben je de aanvoerder en het andere moment de verdediger. Jij weet welke rol je binnen het team speelt en op welk moment. 

Discreet: want jij weet precies waar de directeur mee bezig is en op welk moment. Je zal soms informatie horen op bijvoorbeeld een vergadering die niemand anders nog mag weten. Maar daar heb jij geen moeite mee. Discretie is your middle name. 

Een dag in het leven van een Directiesecretaresse

- Mail checken, agenda inkijken: wat kan je daarvan al direct oppakken of moet je het in de agenda inplannen?

- tussendoor beantwoord je de binnenkomende telefoontjes, zorg je dat afspraken van de directeur in zijn agenda worden gepland en dat bezoekers beneden worden opgehaald wanneer zij een afspraak hebben. En dan …

- een collega heeft advies nodig bij een bestuurlijk stuk en vraagt of je even mee wilt kijken

- de directeur vraagt of je even hebt, samen bespreken jullie een aantal dossiers en voor je het weet loop je met vijf spoedacties zijn kantoor uit

- en dat terwijl er vandaag nog twee afspraken met collega’s op de planning staan die ook je advies nodig hebben. 

Maar nu eerst de spoedjes: 

- je schrijft een advies voor een directieoverleg, hiervoor vraag je een paar collega’s om advies en raadpleeg je een paar documenten

- daarnaast staat er morgen een vitaliteitsmeeting op het programma, waarvoor je nog boodschappen voor moet doen 

- en staan er regelmatig collega’s aan je bureau met vragen en om afspraken te regelen. 

- ondertussen probeer je agenda bij te werken 

- en denk je na over dat nieuwe programma dat nog opgezet moet worden 

Kortom, jouw dag is nooit saai en vol uitdagingen. Je gaat met een voldaan gevoel naar huis omdat je weet dat je ervoor zorgt dat alles op rolletjes bij de organisatie staat. 

Wat is het verschil tussen een Office Manager en een Directiesecretaresse?

Beide functies liggen dicht bij elkaar en hebben veel overlap. Een Office Manager staat altijd paraat om de managers van een organisatie te helpen, terwijl een Directiesecretaresse juist de directie helpt. Dit betekent dat er ook verschillen in verantwoordelijkheden ontstaan doordat de directie vaak meer verantwoordelijkheden heeft dan een manager. 

Dit zijn de grootste verschillen tussen een Office Manager en een Directiesecretaresse: 

Een Office Manager ondersteunt over het algemeen een managementteam op verschillende niveaus, zoals afdelingshoofden, teamleiders of projectmanagers. Een Directiesecretaresse ondersteunt juist de hoogste leidinggevenden in een organisatie, zoals de CEO, directeur, of andere leden van de directie.

Een Office Manager heeft een breed scala aan taken voor meerdere managers of teamleden. Een Directiesecretaresse richt zich juist specifiek op taken die verband houden met de behoeften van de directie, zoals het beheren van de agenda van de directeur, het coördineren van vergaderingen op hoog niveau, het afhandelen van vertrouwelijke informatie en het voorbereiden van rapporten.

Beide functies vereisen vaak een hoog niveau van vertrouwelijkheid. Maar omdat een Directiesecretaresse werkt met hooggeplaatste leidinggevenden, kan de mate van vertrouwelijkheid en de gevoeligheid van de informatie die ze behandelen, over het algemeen hoger zijn.

Of je nu bij een bedrijf in vaste dienst bent, werkt als zzp Directiesecretaresse of liever als interim een tijdelijke opdracht vervult: je bent altijd hard nodig op de werkvloer. Je bent het hart en de verbindende factor en waarschijnlijk loopt de directeur al zijn afspraken mis als jij er niet bent.