De vakantie komt er weer aan: een heerlijk vooruitzicht! Maar in de aanloop ernaartoe ook best stressvol. Want tijdens jouw afwezigheid lopen je taken gewoon door. Wie vervangt jou als je er niet bent? En wat moet je daar allemaal voor regelen? Wij zetten alles op een rij zodat jij ontspannen op vakantie kunt gaan! 

Het verschilt per bedrijf hoe vervanging tijdens vakantie geregeld is. Sommige werkgevers regelen extra (uitzend)krachten in de vakantieperiode zodat jouw functie een-op-een vervangen kan worden. In andere bedrijven worden jouw taken tijdelijk bij één of meerdere collega’s neergelegd. Vraag dus vooraf bij je werkgever hoe dit zit. Op die manier kun jij de vakantieperiode goed voorbereiden voor je (tijdelijke) collega’s.

Want het laatste waar je zin in hebt, is je op vakantie aan het zwembad afvragen ‘of het wel goed zit met dat ene project’ of dat je collega ‘dat belangrijke mailtje wel verstuurd heeft.’ Op het moment dat jij je out-of-office hebt ingesteld, wil jij zeker weten dat je alles goed achtergelaten hebt en jij van je vakantiebestemming kunt genieten. 

Hoe zorg je nou voor een goede vervanging tijdens je vakantie? 5 tips: 
 

1. Werk vooruit

Als je weet dat de vakantieperiode eraan komt, is het fijn om vooruit te plannen. Kijk voor je op vakantie gaat naar jouw taken de komende tijd: wat kun je alvast doen? Zijn er meetings die je kunt plannen? Nieuwe voorraden bestellen? Een gedeelte van het project uitwerken?

Zeker de momenten dat het rustiger is kun je voor dit soort planningstaken gebruiken. Op die manier krijgen je collega’s niet te veel extra taken op hun bord en kun jij met een gerust hart je koffers inpakken. 

Extra tip: kijk of je gebruik kunt maken van automatiseringen en planningstools om vooruit te werken. Misschien kun je bestellingen er al vooraf inzetten of bepaalde mails inroosteren.

2. Maak een goede overdracht 

Als één of meerdere collega’s of een tijdelijke uitzendkracht  jouw taken overnemen, is het belangrijk dat zij precies weten wat ze moeten doen als jij op vakantie bent. Maak een document met een overzicht van jouw taken en schrijf daar op welke collega verantwoordelijk is voor welke taak, zodat de collega’s die jou vervangen dit ook van elkaar weten.

Maak naast een takenlijstje een document met belangrijke contacten en inloggegevens die jouw collega’s nodig kunnen hebben. Wanneer jij procedures hebt voor bijvoorbeeld het bijwerken van een rapport, een script voor een telefoongesprek of het versturen van e-mails, kun je deze ook opschrijven. Maak het ze zo makkelijk mogelijk! 

3. Neem samen taken door

Maak tijd om samen met (tijdelijke) collega’s jouw werkzaamheden door te nemen. Wanneer zij een middagje met jou kunnen meelopen, hebben ze een goed beeld van wat ze kunnen verwachten en kunnen ze meteen hun vragen aan je stellen.

Spreek ook met af wat ze van je nodig hebben: kunnen zij bij alle systemen? Hebben ze alle telefoonnummers? Weten ze wie ze voor welke taak kunnen benaderen als ze er zelf niet uitkomen? 

Ook wanneer een (uitzend)collega jouw werkzaamheden een-op-een vervangt, is het fijn om vooraf een meeloopdag voor deze collega in te plannen. Zo kun jij diegene inwerken in het bedrijf en jouw taken. 

4. Maak een out-of-office

Vergeet niet om een out-of-office melding in te stellen. Laat weten tot wanneer je afwezig bent en wie ze in de tussentijd wel kunnen bereiken bij dringende vragen. Op die manier zorg je dat vragen die aan jou gericht zijn tijdens je vakantie door een collega worden opgepakt en kom jij niet terug met een waslijst aan to do’s en ongeduldige klanten. 

Extra tip: bij een out-of-office melding denken veel mensen aan een e-mail, maar vergeet niet om deze in te stellen op je telefoon (voicemail) of bijvoorbeeld in Teams, Slack of een ander platform waar jouw bedrijf mee werkt.

5. Spreek af wat te doen bij noodgevallen 

In principe draag je alles over aan je vervanger terwijl jij op vakantie bent, maar soms kan er zich een onverwacht ‘noodgeval’ voordoen waarin jouw collega’s je toch nodig hebben. Spreek voordat je weggaat duidelijk af wanneer mensen je mogen bereiken (of dat dat helemaal niet kan) en hoe ze dat het beste kunnen doen. Op die manier zit jij niet de halve vakantie alsnog je e-mails te checken. 

Fijne vakantie!