Een to dolijstje zorgt voor rust in je hoofd, overzicht en zet je in de getting things done-modus. Zo heb je aan het einde van de dag - en aan het einde van de week - de voldoening van alles wat je bereikt hebt. En hoe heerlijk is het om weer een ding van je takenlijst af te strepen? 

Deze week geven we 5 tips voor de ultieme to do-lijst die zorgt voor rust, efficiëntie en extra tijd. 

To do-lijstjes: zo werken ze wél 

Een lijstje is er om ruimte in je hoofd vrij te maken en je het gevoel van controle te geven. Maar waarom werken ze dan vaak niet? Waarom zie je niet een groot strepenfeest aan het einde van de dag? Of hoor je geen ‘check’ ieder uur van de dag? 

To do lists werken wel, je moet alleen weten hoe ze werken. En dan pas laat je ze voor je werken. 

Dus hoe moet het wel en hoe moet het niet? Hier is je ultieme to do list 101. 

1. Zo moet het niet: zomaar ergens beginnen. 

Het is heel verleidelijk. Je bent nog vol energie aan het begin van de dag. Je hebt nog een globaal idee van de dag ervoor wat er gedaan moet worden. En dan open je je mail… Hup, weer een uur voorbij. En voor je het weet spring je van ad hoc actie naar ad hoc taak en aan het einde van de dag heb je nog niet bereikt wat je wilde. 

Zo werkt wel: begin je dag met de 3 belangrijkste taken. 

En echt waar. Dat is zelden je mail beantwoorden. Als je je takenlijst opzet voor de dag, zet dan de 3 belangrijkste taken voor die dag bovenaan. Dit kunnen je prio-taken zijn, de drie grootste money makers, of juist de dingen waar je het meest tegenop ziet. 

Als je met de 3 belangrijkste taken begint, dan heb je aan het einde van de dag echt gevoel dat je gedaan hebt wat je moet doen. Is je taak nog niet helemaal af? Deel hem op in stukken en zet hem op de lijst voor de volgende dag. 

Leestip: AI: de assistent van de Office Assistent 

2. Zo moet het niet: er staan wel dertig taken op je lijstje voor die dag. 

Een overvolle to dolijst is geen aanmoediging. Als je dit voor je ziet staan dan denk je al gauw: dit krijg ik nooit af. En dat is waarschijnlijk ook zo. 

Zo werkt het wel: zet alleen de taken op je lijst die je ook daadwerkelijk af kan krijgen. Wees realistisch. Bedenk van tevoren hoeveel tijd je ongeveer kwijt zal zijn - en zet dit er desnoods bij. En maak dan je lijstje op. En al die andere dingen dan, die ook nog moeten gebeuren? Maak een braindump en bewaar je ze voor later. 

Leer hoe je prioriteiten stelt voor de taken die je nog moet doen met Todoist: 

3. Zo moet het niet: hij staat vol grote klussen. 

Als je op je lijstje zet: bedrijfsfeest organiseren en presentatie maken. Dan heb je gelijk twee grote klussen, die je A: nooit in een dag klaar krijgt en B: heel vaag en onoverzichtelijk zijn. 

Zo werkt het wel: deel grote klussen op in kleinere taken. 

Bedenk wat je allemaal moet regelen voor het bedrijfsfeest. Zet dit desnoods apart in een Ugly Google Doc en zet vervolgens twee van de kleine taken op je to do list. Zo kun je lekker afvinken en ga je met een voldaan gevoel naar huis. En die grote klus voelt gelijk een stuk minder groot. 

“Your mind is for having ideas, not holding them.” ― David Allen

4. Zo moet het niet: je hele dag staat op tot op de laatste seconde volgepland. 

Dit klinkt misschien supergeorganiseerd, maar de dingen lopen nooit honderd procent zoals wij ze plannen. Life happens… laten we maar zeggen. 

Zo werkt het wel: plan je dag nooit voller dan 75%. 

Op die manier houd je ruimte over voor die collega die plots aan je bureau staat met een dringende vraag. Of de beamer die maar niet wil opstarten voor de vergadering. Of die klant waar je wel drie aan moet uitleggen hoe het werkt. Als je niet alles vol plant, dan hou je ruimte over in je hoofd en in je agenda. 

5. Zo moet het niet: je lijst staat vol vage termen. 

Je kan bijvoorbeeld 'conceptrapport' opschrijven. Maar dit is een vage term. Je weet niet precies wat er moet gebeuren en het zet niet jouw brein tot actie aan. 

Zo werkt het wel: gebruik actietermen. 

Als je je taken omschrijft met acties, oftewel werkwoorden dan wordt je brein gelijk getriggerd om ook in actie te komen. Plus het is een stuk duidelijker wat er moet gebeuren. Bijvoorbeeld: conceptrapport over fusie doorlezen. 

Leestip: Pomodorotechniek: in 5 stappen de ultieme focus

Wat is een to dolijst nou precies en wat heb ik eraan? 

Een to dolijst is een checklist van alle klussen die je wilt of moet afronden. De reden om een dergelijke lijst te maken is om ervoor te zorgen dat je niets vergeet. En om rust in je hoofd te creëren. Zeker bij grote projecten kan het enorm ruimte in je hoofd geven als je alles opdeelt in kleinere taken. 

De voordelen van een to do list zijn wetenschappelijk bewezen. Ons brein houdt van orde in de chaos, het gevoel van iets te hebben bereikt en het gevoel van controle. Een to do list kan dit allemaal. 

Kies ik voor analoog of digitaal?

De een is opgegroeid met pen en papier terwijl de ander het toetsenbord altijd onder de vingers heeft. Welke is nou beter? Maak je liever lijstjes in een digitale app of ga je liever op de ouderwetse tour met pen in hand? 

Uiteraard ligt het er maar net aan wat je zelf prefereert. En waarschijnlijk ook wanneer je geboren bent, maar denk ook eens aan een hybride keuze. Het voordeel van een digitaal systeem is natuurlijk dat je ook dingen kan linken, opslaan, delen of mails kan toevoegen. Het voordeel van papier is gevoel van voldoening als je iets letterlijk door kan krassen of een post-it die je aan het einde van de dag verfomfraaid en de prullenbak in kiepert. 

Welke to do list apps zijn er? 

To doist. Dit is een van de bekendste to do list apps die er zijn. Hij werkt simpel, oogt fris en heeft veel functies. Er bestaat een betaalde en een gratis variant. Wil je hem voor werk gebruiken dan kun je overwegen om een abonnement te nemen anders doet de gratis versie het ook prima. 

Ook handig: hij werkt feilloos samen met externe apps als Dropbox, Google Maps, Workflow, Google Agenda en diverse e-mailprogramma’s.

Microsoft To Do / Google Tasks / Apple Reminders. Het spreekt voor zich. Het ligt er maar aan welk systeem je zelf gebruikt: Apple, Google of Microsoft. Hun eigen apps integreren uiteraard naadloos bij hun eigen systemen. Dat neemt niet weg, dat je geen gebruik kan maken van Google Tasks als je Microsoft op het werk gebruikt. Of geen takenlijst in Outlook kan maken als je een Apple fan bent. 

Zeker als je regelmatig als interim of freelance assistent steeds bij een nieuw bedrijf werkt, kan het handig zijn om je eigen to dolijst app aan te houden in plaats van hem steeds aan te passen bij het bedrijf waar je nu toevallig zit. 

Habitica. Ben je niet zo van de to do lijstjes? Of ben je gewoon nog niet gewend aan dit systeem van lijstjes maken in een app? Of je bent een fanatieke gamer of doet graag een spelletje, dan hebben we ook een app voor je. Habitica. Deze to do list app is een voorbeeld van hoe je het nuttige met het aangename combineert. Hoe spel in werk integreerd. En hoe je legaal kan gamen op kosten van de baas. 

Het is namelijk een gamified taskmanager. Deze app maakt er een spelletje van. “Vink taken af om je avatar's niveau te verbeteren en ontgrendel in-game eigenschappen zoals strijd wapenuitrustingen, geheimzinnige huisdieren, magie vaardigheden en zelfs quests!" 

Deze apps kun je op je mobiel gebruiken of als to do list online in je webbrowser. Het voordeel van een app is uiteraard dat je hem in je broekzak draagt. Het nadeel hiervan is dat je misschien buiten werktijden ook stiekem nog even kijkt naar die werk to do’s. 

Samenvattend: tips voor het maken van de beste to-do lijst

• Stel prioriteiten
• Schat de tijd voor een taak ruim in
• Hak grote projecten in kleine stukjes
• Specificeer taken en gebruik actietermen
• Schuif taken door als je ze niet af kreeg 
• Maak de to-do lijst een dag van tevoren