Als officemanager komt deze taak vaak op jouw bordje terecht: het organiseren van het teamuitje. Hartstikke leuk natuurlijk, maar waar begin je? Hoe zorg je dat je niks vergeet? En dat iedereen een leuke dag heeft? In deze blog delen we de 4 stappen voor een onvergetelijk teamuitje. 

Stap 1: de voorbereiding

Voordat je het teamuitje kunt organiseren, is het handig om een meeting in te plannen om een aantal dingen af te stemmen. Bijvoorbeeld:

• Wanneer moet het teamuitje plaatsvinden?
• Hoeveel mensen gaan er (ongeveer) mee?
• Wat is het budget?
• Zijn er successen of missers uit eerdere uitjes?
• Wat is het doel van het teamuitje?

Vooral die laatste vraag is belangrijk om af te stemmen. Is het de bedoeling dat het teamuitje om teambuilding gaat? Willen collega’s elkaar beter leren kennen? Gaat het meer om het bedanken van het team voor het goede jaar? Of willen jullie gewoon een dag plezier maken? Als je weet wat de wens rondom het uitje is, kun jij daar geschikte activiteiten bij regelen.

Leestip: Werkstress? 5 tips die jou gaan helpen als officemanager

Stap 2: locatie en activiteiten vastleggen

Als iedereen het eens is over de bovenstaande factoren, kun je de locatie en de activiteiten van het teamuitje bepalen. Waar moet het plaatsvinden? Hebben jullie dichtbij het kantoor een locatie op het oog of is het juist de bedoeling om uit de ‘dagelijkse’ omgeving te zijn?

Je kunt de locatie ook laten afhangen van de activiteiten die op de planning staan. Wat teamuitjes betreft zijn er ontelbare mogelijkheden, maar om je op weg te helpen delen we een aantal populaire opties:

Sportieve uitjes: het proberen van een nieuwe (onbekende) sport schept een band en zorgt gegarandeerd voor plezier. Probeer sporten als handboogschieten, boulderen, suppen of bubble voetbal.

Competitieve uitjes: je leert je collega’s op een hele andere manier kennen als er iets te winnen valt. Ga daarom voor een competitief uitje als sporten (in teams), lasergamen, pubquizzen of een spel in de stad (GPS City Challenge).

Creatieve teamdag: ga samen schilderen, keramiek maken of neem met het team een video op. Creatief bezig zijn geeft motivatie en teambuilding een boost.

Culinaire uitjes: samen eten zorgt altijd voor gezelligheid én is een goede manier om elkaar te leren kennen. Volg samen een kookworkshop, geniet van een wijn- of bier proeverij óf organiseer een food-tour door de stad.

Een uitje voor het goede doel: zeker als jouw bedrijf verbonden is aan een bepaalde missie is het mooi om dit in het teamuitje terug te laten komen. Ga koken voor het goede doel, organiseer een veiling of help bouwen bij een community-project.

Een uitje in de natuur: even uitwaaien doet het altijd goed op teamuitjes. Denk aan boottochten in de omgeving, wandelen door de binnenstad van een historische stad of een tripje naar een Waddeneiland.

Stap 3: praktische zaken regelen

Als je de locatie en de activiteiten hebt vastgesteld, is het tijd om de laatste praktische zaken rondom het teamuitje te regelen. Denk aan uitnodigingen versturen, vervoer regelen en dieetwensen inventariseren. Wij maakten een checklist zodat je niks vergeet:

• Communicatie naar het team: kondig je het groots aan of houd je de activiteit juist geheim? Zorg in ieder geval dat iedereen de datum en tijd in de agenda heeft staan én stuur een reminder als het bijna zover is.
   
• Inventariseer dieetwensen: Ga je eten? Inventariseer dan ook eventuele dieetwensen en allergieën. Zo kan iedereen meegenieten van de gezelligheid.
   
• Check de verzekeringen: Is het bedrijf verzekerd mocht er iets gebeuren? Kunnen jullie annuleren bij slecht weer of bepaalde omstandigheden? Check dit van tevoren.
   
• Maak een back-up plan: heb je een activiteit die écht niet door kan gaan met regen? Zorg dat je een back-up achter de hand hebt.
   
• Regel een draaiboek: met een draaiboek heb je overzicht en hoef je geen last-minute problemen op te lossen. Jij weet precies hoe de dag verloopt.
   
• Bepaal je eigen rol: ben jij degene die op de dag zelf alles regelt en organiseert of doet iemand anders dat? Zorg in het laatste geval dat diegene het draaiboek heeft en door jou gebriefd wordt. 
   
• Organiseer vervoer: kunnen collega’s zelf naar de locatie rijden? Probeer dan carpool op te zetten voor collega’s zonder auto en om kosten te besparen. Een andere optie is vervoer met ingehuurde bussen.
   
• Regel foto’s en video’s: want hoe leuk is het om een herinnering aan de dag te hebben! Huur een fotograaf in of wijs een collega aan om deze taak op zich te nemen. 

Voelt dit als een enorme to do lijst? Lees hier hoe je van alle to do's een DONE maakt

Stap 4: evalueer

Het is misschien een stap die snel vergeten wordt, want het teamuitje is immers geslaagd en voorbij. Maar het is heel waardevol om na het teamuitje te evalueren. Wat vonden de medewerkers van het uitje? Wat zouden ze volgende keer graag anders zien? Je kunt een korte (anoniem in te vullen) vragenlijst rondsturen na het uitje. Zo weet je wat je de volgende keer eventueel anders kunt doen én wat zeker moet blijven.

Met deze 4 stappen heb jij in no-time een geslaagd teamuitje georganiseerd!

Extra tips om jouw werk als officemanager makkelijker te maken bij het organiseren van de teamdag:

Goede voorbereiding is het halve werk: bekijk de eerdere teamuitjes (zodat je niet in herhaling valt), bespreek de wensen met het team en bepaal vooraf hoeveel mensen er komen en wat het budget is zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Overweeg (een deel) uit te besteden: er zijn veel aanbieders voor teamuitjes op de markt. Zij kunnen de locatie en de activiteiten regelen én zorgen ervoor dat jij op de dag zelf niet je handen vol hebt om alles te organiseren.

Doe het niet alleen: het organiseren van de teamdag valt misschien onder jouw verantwoordelijkheid, maar dat betekent niet dat je alles alleen hoeft te doen. Er zijn altijd collega’s die het leuk vinden om hierin mee te denken en taken op te pakken.