Het einde van het jaar is een tijd van gezelligheid, maar als officeondersteuner kan er juist in deze periode veel extra werk op jouw bordje belandden. Denk maar aan het organiseren van de kerstborrel, regelen van attenties voor klanten of de kerstdecoratie op kantoor. Hoe zorg je er dan voor dat je zelf niet bezwijkt onder de eindejaarsstress? Wij delen 5 tips om ontspannen de feestdagen in te gaan!

1. Begin op tijd met de planning

December lijkt nog heel ver weg totdat het ineens zover is. En dan moet jij de kerstborrel nog plannen, de attenties voor klanten bestellen én het kantoor decoreren. Begin daarom op tijd met het voorbereiden van de feestdagen. Stel daarbij prioriteiten: welke taken moeten als eerste gebeuren? Levertijden voor kerstpakketten en attenties zijn vaak lang, dus dat zijn taken die bovenaan de lijst komen. Het opzetten van de kerstboom in de centrale hal kan wachten.  

Tip: maak je planningen in tools als Outlook. Hiermee heb je binnen één klik overzicht van je taken en kun je makkelijk taken delegeren aan collega’s.

Weten hoe je Outlook takenlijst op een slimme manier inzet voor projecten? Lees het hier

2. Vraag om hulp

Als officeondersteuner heb je misschien het gevoel dat de hele eindejaarsplanning op jouw bordje komt, maar dat is niet nodig! Veel collega’s vinden het leuk om bij dit soort projecten te helpen, dus vraag zeker om hulp. Zoek een groepje gemotiveerde collega’s die samen met jou het ‘kerstteam’ kunnen vormen.

Wanneer er veel moet gebeuren, kun je de verantwoordelijkheden ook verdelen. Iemand anders kan ‘chef decoratie’ zijn en een andere collega kan ook de afspraken maken met de leverancier voor de kerstpakketten. Het is ontspannen én gezellig wanneer je niet alles alleen hoeft te doen.

3. Verras! 

Bij veel bedrijven zijn er vaste kerstrituelen ingeslopen: de decoratie is ieder jaar hetzelfde, de kerstborrel wordt op dezelfde locatie gehouden en het kerstpakket is een cadeaubon. Harstikke leuk natuurlijk, maar dit is jouw tijd om te verrassen! Op die manier laat je zien dat er echt is nagedacht over de kerstperiode én over wat jouw collega’s leuk vinden. Je creëert daarmee precies de verbinding en gezelligheid waar de feestdagen om draaien.

Ideeën om te verrassen:

• Doe het anders op de kerstborrel: huur een liveband in plaats van de geijkte DJ (of kerstplaylist), zet een photobooth neer of doe een spel, loterij of pubquiz met het team.
   
• Maak het persoonlijk: niks is zo leuk als een persoonlijke boodschap krijgen met de kerst. Doe bij het kerstpakket een handgeschreven kaartje of bel een aantal leveranciers om ze een prettige kerst te wensen. Klinkt als veel werk, maar ook dit hoef je niet alleen te doen. Zet je kerstteam in en maak er samen een gezellige middag van!
   
• Een bijzonder kerstpakket: je hoeft niet altijd met een cadeaubon of doos vol eten aan te komen. Ook van het kerstpakket kun je iets speciaals en persoonlijks maken: laat collega’s bijvoorbeeld kiezen uit een aantal bijzondere activiteiten om te ondernemen of geef ze een gepersonaliseerd cadeau.

4. Maak een noodgevallen-plan

Bij het organiseren van de eindejaarsplannen gaat er geheid iets mis. Daarom is het belangrijk om altijd een back-up te hebben. Zo weet je dat je goed voorbereid bent en dat het nooit écht fout kan gaan. Denk aan:

• Bestel extra kerstpakketten, cadeaus en attenties: misschien stond er tóch een belangrijke klant niet op de lijst of is er in december een nieuwe collega aangenomen. Bestel altijd wat extra cadeaus zodat je nooit last-minute nog op zoek moet naar een alternatief.
   
• En extra hapjes en drankjes: niks zo vervelend als trek hebben op de kerstborrel. Zorg daarom altijd voor iets meer hapjes en drankjes dan je berekend hebt. Als er dan collega’s toch komen opdagen (die zeiden niet te komen) heb je in ieder geval genoeg.
   
• Heb een back-up voor technische problemen: doet de muziekinstallatie het niet of wordt de zanger van de band ziek? Heb altijd een playlist achter de hand zodat de kerstborrel toch feestelijke door kan gaan.

Leestip: Eerste hulp bij spoedklussen op kantoor: 4 timemangementtips

5. Vergeet jezelf niet

December is een drukke maand voor officemanagers en ondersteuners. Bovenop je normale werk komt daar ook nog de eindejaars- en kerstplanning bij kijken. Denk daarom goed aan jezelf in deze periode. Zeg ‘nee’ wanneer jij geen tijd hebt voor een extra klus, vraag om hulp en plan genoeg rustmomenten voor jezelf in.

Juist in december is het extra belangrijk om goed voor jezelf te zorgen. Neem genoeg pauzes, blijf niet aan je bureau zitten om te lunchen en trek op tijd aan de bel wanneer het echt te druk lijkt te worden. De feestdagen zijn – juist ook voor jou – een gezellige tijd!

Zin om volgend jaar de kerst te organiseren op kantoor? Klik hier voor onze functies voor officemanagers en officeondersteuners.