Een goede out of office is nog niet zo makkelijk geschreven. Als je de meeste berichten leest, dan blijkt dat maar weer. Dus lig jij straks op je hangmatje in de zon, of duik je even weg van alles in de Rode Zee in Egypte? Dan zijn hier een paar tips en voorbeelden voor je out of office bericht, zodat jij straks ook echt van je vakantie kan genieten.
Wat is een out of office bericht?
Voor het geval je nog nooit van deze emailfunctie hebt gehoord. Een out of office bericht is een functie van je mailprogramma waarbij een automatisch reply wordt gestuurd met de reden waarom jij op dat moment niet aanwezig bent. Deze berichten kun je van tevoren instellen, zodat jij met een leeg hoofd het kantoor achter je kan laten.
Voor welke redenen kan ik een out of office instellen?
Zodra jij afwezig bent van kantoor of even helemaal niet gestoord wilt worden, dan is het tijd voor een out of office-bericht. Als je van tevoren verschillende berichten opstelt, dan hoef je ze alleen maar aan te zetten wanneer dat nodig is.
Stel je wilt ongestoord werken voor een middag, dan is dit een mooi moment om een out of office voor je collega’s aan te zetten.
Sorry, ik weet dat je me nodig hebt, maar ik heb even een turbosessie nodig waarbij ik ongestoord kan werken. Dus als je straks toch aan mijn bureau staat, dan neem ik je dit voor altijd kwalijk. Ik ben vanaf drie uur weer bereikbaar. Als het een noodgeval is, bel 112.
Je kan hem natuurlijk ook heel zakelijk houden: Beste collega, op dit moment werk ik even in volledige stilte. Ik vraag je om je begrip hiervoor. Vanaf drie uur ben ik weer bereikbaar en sta ik klaar om je te helpen. Vriendelijke groet,
Andere redenen om je afwezigheidsassistent aan te zetten zijn ziekte, vakantie, zwangerschapsverlof, als een collega uit dienst is of als je bijvoorbeeld een cursus of workshop volgt die dag.
Wat moet er sowieso in een out of office mail staan?
Er zijn wel een paar criteria waar een out of office aan moet voldoen. Hoe zakelijk, humoristisch of origineel je hem maakt, hangt volledig van het bedrijf af waar je werkt. Vraag desnoods aan je manager als je denkt dat je creativiteit op het randje zit.
Dit moet je opnemen in je out of office bericht:
- de periode dat je afwezig bent - of eigenlijk de periode dat je niet bereikbaar bent. Hierover straks meer.
- wie jou vervangt als je weg bent voor langere tijd.
- de reden waarom je er niet bent - zet dit in een korte zin. Niemand zit te wachten op een paragraaf van informatie over waarom je er niet bent.
Uiteindelijk heeft een out of office mail als doel dat iemand kan beslissen of hij wacht tot je terug bent of dat hij contact opneemt met een andere collega.
Wees daarom duidelijk en concreet in je bericht zodat de mailer heel snel kan beslissen wat hij het beste kan doen.
Out of office voorbeelden waar je niet van in slaap valt
Er zijn natuurlijk legio voorbeelden van standaard afwezigheidsberichten die je gelijk weer vergeten bent zodra je wegklikt. Het zijn die berichten die net even anders zijn, die blijven hangen als een lekker bruin kleurtje na je vakantie.
Hier zijn een paar out of office voorbeelden die niet bepaald zakelijk zijn te noemen:
- Ik ben er niet, maar bekijk vooral dit filmpje van deze zomerhit. Krijg jij net als ik ook een beetje een vakantiegevoel. Klik hier voor het vakantienummer van Bizzey en Kraantje Pappie
- Out of office! Ik geniet van een zalige vakantie. Als je mijn privénummer kan raden, zal ik opnemen. Beloofd.
- Beste lezer, ik ben niet aanwezig van XX/XX tot en met XX/XX. Als je vragen hebt over het leven, vraag het aan Siri. Als je een noodgeval hebt, bel 112. Als je een probleem hebt en er is niemand die kan helpen, bel The A-Team. Als The A-Team onbereikbaar is kun je altijd The Ghostbusters bellen. De mannen of de vrouwen versie, maakt mij niet uit. (bron)
De meest gemaakte out of office fouten
Dat je niet bereikbaar bent zullen de meeste mailers niet leuk vinden. En als ze dan ook nog eens een onvolledig bericht lezen waarmee ze niets wijzer worden of verder komen, dan zal dat tot nog meer irritatie leiden. Daarom hier de meeste gemaakte fouten in je out of office.
- Je geeft aan welke periode je afwezig bent. Wat je beter kan doen is de datum aangeven wanneer je weer bereikbaar bent. En hou hierbij rekening met het feit dat je waarschijnlijk niet als eerste je hele mailbox wilt uitkammen na je vakantie. Als je bijvoorbeeld op maandag weer aan het werk gaat, is het misschien handig om je terugkeerdatum op woensdag te zetten.
- Geen onderwerpregel. Zet liever ‘met vakantie t/m 11 augustus’ in je onderwerpregel dan dat je hem vergeet in te vullen waardoor er automatisch out of office komt te staan. Zo’n regel is vaag en maakt degene die jou wilt bereiken niet wijzer.
- Geen alternatief nummer of mailadres. Geef altijd een alternatief mailadres of telefoonnummer op waar mensen met een collega contact op kunnen nemen. Het is een kwestie van service als mensen niet zelf een ander nummer op moeten zoeken wat ze kunnen bellen. Vraag wel altijd even aan je collega of hij/zij/hen voor je in wilt springen.
Een leuke afwezigheidstekst is nog niet zo makkelijk om te schrijven. Je weet nu in ieder geval wat er wel en niet in moet komen te staan. Hoe origineel je er daarna mee aan de slag kunt is aan je baas, maar een beetje humor (of promotie) wordt meestal toch wel gewaardeerd.