Als officeondersteuner krijg je er regelmatig mee te maken: notuleren bij een vergadering. Maar notulen maken is zo makkelijk nog niet. Ten eerste moet je razendsnel typen, maar ook bijhouden wie wat zegt én dit allemaal op een duidelijke manier opschrijven zodat alle betrokkenen het kunnen teruglezen. Maar goed nieuws: notuleren kun je leren! Daarom delen we in deze blog 7 tips om supersnel én zorgvuldig notulen te maken.

Voordat je begint met notuleren is er alvast één belangrijke vraag: waar ga je zelf zitten tijdens de vergadering?

Het is vaak een goed idee om naast of in de buurt van de voorzitter van de vergadering te zitten (als die er is). Veel mensen praten namelijk naar de voorzitter toe. Daardoor kun jij ze goed verstaan als je ernaast zit. Zorg in ieder geval dat je op een plek zit waar je alle aanwezigen goed kunt zien en horen.

Let verder op deze 7 dingen voor, tijdens én na het notuleren:

1. Bereid je goed voor
2. Stel verwachtingen vast
3. Schrijf in steekwoorden
4. Let op bepaalde zinnen
5. Werk de notulen snel uit
6. Markeer tijdens de vergadering
7. Stel vragen

1. Bereid je goed voor

Zorg dat je goed voorbereid een vergadering in gaat. Bekijk van tevoren welke onderwerpen besproken worden en wie er aanwezig zijn. Op die manier weet jij wat je kunt verwachten. Je kunt de namen van de aanwezigen en agendapunten alvast in je document opschrijven: op die manier hoef je tijdens de vergadering alleen nog maar te checken of het klopt.

Als er een duidelijk doel is van een bepaalde meeting – bijvoorbeeld een plan maken voor een nieuw project of een verkenning van een samenwerking – is het fijn om dit vooraf te weten. Zo weet jij extra goed waar je op moet letten én weet je alvast wat er belangrijk is voor de samenvatting van de notulen.

2. Stel verwachtingen vast

Zeker als je voor het eerst notuleert of dit voor het eerst voor een nieuw bedrijf of nieuwe afdeling doet, is het handig vooraf verwachtingen vast te stellen. Is er een uitgebreid verslag nodig of is alleen een samenvatting van de hoofdpunten voldoende?

Een goede leidraad is om naar notulen van eerdere vergaderingen te kijken. Die geven een goede indicatie van hoe uitgebreid de notulen moeten zijn. Ook is het handig om dit vooraf bij de leidinggevende of voorzitter van de vergadering te checken. Je kunt namelijk in alle soorten en maten notulen maken, dus het is fijn als je weet hoe uitgebreid ze moeten zijn.

3. Schrijf in steekwoorden

Misschien kun je snel typen, maar meestal niet zó snel dat je alles woord voor woord mee kunt schrijven. Zorg dat je tijdens de vergadering vooral de steekwoorden opschrijft zodat je later de notulen aan de hand daarvan kunt uitwerken.

Wees niet té zuinig met je woorden, want je moet het later nog wel allemaal kunnen terughalen. Als je tijd hebt is het motto: hoe meer je opschrijft, hoe beter.

4. Let op bepaalde zinnen

Om het jezelf makkelijker te maken tijdens het notuleren kun je letten op bepaalde signaalwoorden. Denk aan woorden als:

• Concluderend
• Samenvattend
• Alles bij elkaar
• Opgesomd
• We hebben besloten
• De taakverdeling is als volgt

Als je dit hoort, spits extra je oren en schrijf zo goed mogelijk mee. Op deze manier heb je de hoofdpunten van de vergadering snel te pakken en heb je helder op papier wat er besloten is. 

Extra tip: als je het echt spannend vindt of het een van de eerste keren is dat je notulen maakt, kun je vragen of de vergadering opgenomen mag worden. Op die manier kun je eventueel belangrijke informatie terugluisteren.

5. Werk de notulen snel uit

Als je moet notuleren tijdens een vergadering, is het verstandig om meteen daarna in je agenda tijd te blokkeren om deze notulen uit te werken. Zo zit de vergadering vers in je geheugen en kun je de woorden van de deelnemers goed terughalen. Ga het liefst op een rustige plek zitten waar je niet gestoord kunt worden door collega’s.

Lukt het niet om de vergadering meteen uit te werken? Probeer het in ieder geval dezelfde dag of de dag erna te doen. Anders is de kans groot dat de vergadering wegzakt en dan is het lastiger om notulen uit te werken.

Leestip: eerste hulp bij spoedklussen op kantoor – 4 timemanagement tips

6. Markeer tijdens de vergadering

Als je het doel van de meeting vooraf hebt gehoord, kun je tijdens de vergadering belangrijke punten en zaken meteen markeren. Ook als er besluiten worden genomen kun je deze highlighten. Net als stemmingen, taakverdeling of de uiteindelijke lijstjes met voors en tegens.

Als je deze gelijk markeert (bijvoorbeeld door te onderstrepen, dikgedrukt of een kleur te geven) kun je de hoofdpunten van je notulen makkelijk terugvinden tijdens het uitwerken en weet je wat belangrijk was.

Wil je weten hoe AI jou als office-ondersteuner kan helpen met notuleren en meer? Lees hier alles over de impact van AI op jouw werk

7. Stel vragen

Als notulist neem je niet deel aan de vergadering, maar dat betekent niet dat je niks kunt vragen. Als jij iets niet gehoord of goed begrepen hebt, vraag dan of iemand het nog een keer wil herhalen. Op die manier is het duidelijk voor jou én kun je alle informatie goed opnemen in de notulen zodat het ook duidelijk is voor iedereen die ze leest.

Is het geen goed moment om je vraag te stellen? Markeer in je notulen waar je verduidelijking nodig hebt en loop na de vergadering naar die persoon toe om je vraag te stellen. Op die manier onderbreek je de vergadering niet en krijg je wel antwoord op je vraag.

Wil je apps gebruiken tijdens het maken van je notulen? Check in de video hieronder welke jou kunnen helpen: