Of het nu is voor de voortgang van een project of het bespreken van het budget van deze maand: als officemanager houdt je regelmatig presentaties. Een leuk onderdeel van je werk, maar het kan ook knap lastig zijn om – in een drukke periode – een presentatie voor te bereiden én te geven. Daarom delen we in deze blog een stappenplan om dat makkelijker te maken:

Stap 1: Stel een opbouw vast

Begin niet ‘zomaar’ aan het bouwen van een presentatie, maar maak een plan van aanpak. Welke informatie moet er in de presentatie? Welke cijfers, updates en plannen heb je daarvoor nodig? Houd een korte brainstorm met jezelf en schrijf alles op wat er in de presentatie aan bod moet komen. Dit kan in korte steekwoorden of je kunt een mindmap gebruiken.  

Zodra je hebt vastgesteld wát er in de presentatie moet komen, kun je kijken naar een logische opbouw.

• Begin: Is er een introductie nodig of kun je meteen beginnen met je kernboodschap? Kom je er in met de conclusie of werk je daar juist naartoe in je presentatie? Of leent jouw verhaal zich er juist voor om te beginnen met een anekdote? Allemaal afwegingen die je kunt maken om het begin van je presentatie te bedenken.
   
• Midden: Hier vertel je vaak de kerninformatie: de cijfers, de statistieken, de voortgang of de uiteenzetting van de nieuwe plannen. Doe dit op een logische manier zodat je jouw luisteraars meeneemt in het verhaal of het project.
   
• Einde: Kun je conclusies delen? Wil je eindigen met de aanbevelingen of stappen die er nu gezet moeten worden? Bepaal wat een logisch einde is voor jouw presentatie en werk hiernaartoe. Bedenk: het einde is vaak wat de mensen het best onthouden van jouw presentatie, zorg dus dat je hier de kernboodschap in verwerkt.  

Extra tip: laat de opbouw kort zien in je presentatie als een inhoudsopgave. Op die manier weten de betrokkenen wat ze kunnen verwachten.

Stap 2: Bepaal de vorm

Wil je jouw presentatie in een programma maken als Powerpoint, Canva of Infographics? Of doe je het liever aan de hand van video’s, het rapport of op een whiteboard? Bepaal vooraf een goede vorm voor de informatie die je wilt overbrengen.

Over het algemeen werkt het goed om presentaties overzichtelijk en rustig te houden. Gebruik niet te veel tekst en houdt het simpel. Goede visuals, grafieken en statistieken ondersteunen jouw verhaal. 

Word je op het laatste moment gevraagd om een presentatie te geven? Lees in dit artikel hoe je met last-minute klussen om kunt gaan

Stap 3: Bouwen

Nu jij de vorm en de inhoud hebt bepaald, kun je de presentatie samenstellen. Zorg dat alle informatie op een logische manier in de presentatie komt. 

Waar je op kunt letten:

• De doelgroep: zijn dit collega’s die bij het project betrokken zijn of juist niet? Hoeveel voorkennis hebben jouw luisteraars? Wat moet je uitleggen en wat niet?
   
• Houd het simpel: houd het bij de kern zodat jouw luisteraars niet afdwalen. Mochten ze vragen hebben of meer informatie willen zien, kun je ze altijd verwijzen naar een rapport of bijlage.
   
• Gebruik storytelling en emotie: het hangt een beetje van het onderwerp af, maar een presentatie die bestaat uit droge feiten slaat vaak minder aan dan eentje waar verhaal in zit. Verrijk je presentatie daarom met voorbeelden of anekdotes. Op die manier krijg je meer emotie in het verhaal waardoor luisteraars het beter onthouden.
   
• Interactie: als mensen een uur lang alleen maar moeten luisteren, loop je het gevaar dat gedachten afdwalen. Houd jouw luisteraars bij de les door het gebruik van interactie. Stel vragen, laat mensen raden of keuzes maken of speel een interactiespelletje.

Stap 4: Oefenen

Zorg ervoor dat je je presentatie een keer oefent. Op die manier weet je hoe lang deze duurt en of alles goed loopt. 

Je kunt ervoor kiezen om de presentatie voor jezelf te oefenen (voor de spiegel), maar je kunt ook een collega vragen om te luisteren. Feedback vragen is misschien spannend, maar kan jouw presentatie verbeteren. Wanneer je de presentatie voor een collega oefent, kun je zien wanneer iemand afhaakt, het saai wordt of onduidelijk. Zo kun je jouw presentatie nog aanpassen voordat ‘m echt geeft.

Leestip: Werkstress? 5 tips die jou gaan helpen als officemanager

Stap 5: Presenteren

Als laatste stap is het natuurlijk tijd om de presentatie ook echt te geven. Een aantal tips om ervoor te zorgen dat jij zelfverzekerd presenteert:

• Spreek rustig en duidelijk: je kunt beter iets langzamer spreken dan je normaal gesproken doet, dan veel te snel.
   
• Denk aan je non-verbale communicatie: sta rechtop en friemel niet aan je haar of kleding. Geen idee waar je je handen moet laten? Laat ze gewoon rustig langs je lichaam hangen! Op die manier kom je open en uitnodigend over.
   
• Maak oogcontact om mensen betrokken te houden. Je hoeft niet iedereen strak aan te kijken, maar af en toe een blik vangen is genoeg. 
   
• Draag comfortabele kleding waar jij je goed in voelt zodat je dit ook uitstraalt.
   
• Vergeet niet te ademen: af en toe een slokje water drinken is echt niet erg! Ook als je de draad van je verhaal even kwijt bent is dit een goede tip. Tijdens het drinken kun je een moment pakken om te bedenken waar je was. 

Vind je het spannend om een presentatie te geven? Bekijk de tips in deze video om daarmee om te gaan: