Je bedrijf groeit in omzet, projecten en klanten. Geweldig natuurlijk, maar daardoor neemt de werkdruk (en je eigen to do lijst) flink toe. Herkenbaar? Dan is het misschien tijd om een officemanager aan je team toe te voegen. Deze strategische spin in het web houdt niet alleen de dagelijkse operatie soepel draaiende, maar tilt je bedrijf ook naar een hoger niveau.
In dit artikel delen we de 5 voordelen van werken met een officemanager – en waarom je er waarschijnlijk sneller een nodig hebt dan je denkt.
1. Een officemanager zorgt voor minder administratieve last
Als er iets is dat een to do lijst snel vult, dan zijn het wel administratieve taken. Ze stapelen zich op: een vergadering uitwerken, personeelsadministratie bijwerken of facturen inboeken. Je weet dat jouw medewerkers er eigenlijk te veel tijd mee kwijt zijn. Tijd die ze beter kunnen besteden aan de kerntaken van hun functie.
Een groot voordeel van werken met een officemanager is dat zij (en eventueel hun team) deze administratieve taken op zich nemen. Doordat deze verantwoordelijkheid bij één persoon (of afdeling) ligt wordt er efficiënter en gestroomlijnder gewerkt.
Administratie wordt daardoor niet alleen ván het bordje van jouw medewerkers gehaald, het wordt ook efficiënter georganiseerd.
Leestip: 4 time-managementtips voor spoedklussen op kantoor
2. Een officemanager zorgt voor een fijne werkomgeving
Een officemanager is letterlijk de manager van jouw kantoor. Hij of zij zorgt ervoor dat jouw personeel optimaal kan werken. Dat betekent onder andere zorgen dat alle kantoorbenodigden op voorraad zijn, maar ook dat lunches geregeld worden, vergaderruimtes geboekt én dat het kantoor een fijne werksfeer heeft.
Het onderhoud aan jullie pand wordt op tijd gedaan, er is goede ventilatie, goede mogelijkheden voor medewerkers om in stilte te werken, te vergaderen, te brainstormen of juist even te ontspannen. Officemanagers kijken niet alleen met een frisse blik naar jouw kantoor maar zorgen ook dat jouw medewerkers in een fijne sfeer kunnen werken: een groot onderdeel van werkplezier.
3. Een officemanager zorgt voor optimale planning en organisatie
Het voordeel aan een officemanager is dat zij dé spin in het web van jouw organisatie zijn. Ze nemen niet alleen administratieve en organisatorische taken op zich: ze kunnen ook een project leiden en de juiste mensen bij elkaar brengen.
Denk aan het opnieuw inrichten van het kantoor, het jaarlijkse teamuitje of een ontvangst van een grote klant. Taken die normaal misschien een groot deel van joúw tijd opslokken.
Daarnaast is een officemanager ook nauw betrokken bij de dagelijkse planning van een bedrijf. Medewerkers kunnen hun agendabeheer overlaten aan de officemanager (en zijn of haar team) zodat ze zich kunnen focussen op hun core-business. Afspraken worden gepland, vergaderruimtes geboekt en lunches met belangrijke klanten besteld. Ook hebben officemanagers het totale overzicht waardoor er geen dubbele meetings gepland staan en alle betrokkenen ook echt bij een overleg kunnen zijn.
Weten wat Officemanager.nl kan doen voor jouw bedrijf? Neem hier vrijblijvend contact met ons op.
4. Met een officemanager kun je strategisch groeien
Als jouw bedrijf flink gegroeid is in klanten, omzet en medewerkers is het ook belangrijk dat de interne processen deze volgende stap maken. Door het inzetten van een officemanager kun jij jouw bedrijf ook van de binnenkant laten meegroeien én ontgroeit het zijn eigen jasje niet.
Bij een groeiend bedrijf komen meer HR-gerelateerde zaken, administratieve taken en grotere projecten kijken: precies de taken waar een officemanager op focust. Zij hebben ook de tools en kennis om deze processen in jouw bedrijf te stroomlijnen. Worden vergaderruimtes nu nog handmatig aangevraagd of iedere keer opnieuw printerpapier besteld? Een officemanager automatiseert deze processen.
5. Een officemanager verbetert samenwerking
In een groeiend bedrijf is het een uitdaging om goed met elkaar te blijven communiceren. Waar je eerst makkelijk bij iemands bureau langsliep, krijg je nu steeds minder overzicht welke collega ook alweer waar verantwoordelijk voor was. Je wilt dat er zo weinig mogelijk ruis en miscommunicatie in je bedrijf is en daarom is het inzetten van een officemanager op dit punt cruciaal.
Je krijgt hiermee namelijk één centraal aanspreekpunt in je bedrijf. Officemanagers zorgen dat alle neuzen dezelfde kant op staan en dat afdeling A niet hetzelfde aan het doen is als afdeling B. Doordat je één helder communicatiepunt hebt, vergroot je de efficiënte en verklein je de kans op miscommuniatie. Hierdoor worden grotere projecten in goede banen geleid en werken jouw medewerkers op een fijne manier met elkaar samen.
Wil jij de stap zetten om een officemanager in te schakelen? Wij matchen de juiste persoon aan jouw bedrijf!
Of het nu voor een tijdelijke of vaste klus is: neem vrijblijvend contact met ons op over de mogelijkheden.