Als officeprofessional ben jij de spil van het bedrijf. Jij loopt even naar een andere afdeling om te checken wat de status van een project is of klopt bij een collega aan om een meeting te plannen. Het kantoor loopt op rolletjes door jouw aanwezigheid. Maar hoe kun jij je taken goed uitvoeren als je thuiswerkt? Het kantoor net zo goed ondersteunen vanuit huis? In deze blog delen we 5 tips om succesvol thuis te werken als officeprofessional.

Voor je werk-privé balans is het fijn als je af en toe thuis kunt werken. Uit onderzoek blijkt dat thuiswerken positieve effecten op werknemers heeft: ze ervaren meer rust en geluk. Vooral omdat ze minder tijd kwijt zijn aan forensen en daardoor meer tijd overhouden voor hun privéleven. En waar dat bij een functie als officemanager of ondersteuner misschien niet 'logisch' lijkt om thuis te werken, kán het zeker wel.

We helpen je op weg met deze 5 tips:

1. Communiceer waar en wanneer je bereikbaar bent

Als je thuiswerkt, kunnen collega’s niet even bij je aankloppen. Zorg daarom dat iedereen weet wanneer en hoe je bereikbaar bent. Dit kun je bijvoorbeeld instellen in je status of Slack of Teams. Zorg ook dat jouw telefoonnummer in het Smoelenboek (of iets vergelijksbaars) van jouw kantoor staat zodat mensen jou snel weten te vinden.

Veel korte vragen kunnen via een chat of e-mail behandeld worden, maar als het om een complex vraagstuk gaat of er iets afgestemd moet worden kun je ook aangeven dat je liever belt. Zeker tijdens een video-meeting gaat er minder non-verbale communicatie verloren, waardoor je elkaar vaak beter begrijpt en misverstanden voorkomt. 

2. Wees erbij – maar dan online

Is er op je thuiswerkdag een overleg waar je graag bij aanwezig wilt zijn? Vraag of jij kunt inbellen tijdens deze meeting. Vaak is het mogelijk om via een scherm de vergadering bij te wonen – zo is het net alsof je erbij bent!

Ook korte presentaties kun je prima online geven in plaats van live in de vergaderruimte. Wil je bijvoorbeeld jouw collega’s kort op de hoogte stellen van voortgang of nieuwe resultaten? Plan een korte online meeting in waarin jij je scherm deelt en de resultaten laat zien. Dit kan net zo goed vanuit huis en geeft jouw collega’s ook de mogelijkheid om hier op hun thuiswerkdag bij te zijn.

Kun je hulp gebruiken bij het voorbereiden én geven van een presentatie? Klik hier voor een stappenplan

3. Plan je thuiswerkdag slim in

Is het een dag met veel meetings? Komen er grotere leveringen aan? Misschien is dat niet de ideale dag om thuis aan je bureau te zitten. Kijk – eventueel samen met collega’s en je manager – wat een geschikte dag is om thuis te werken. Op woensdag en vrijdag zijn vaak minder collega’s op kantoor, misschien kun jij die dagen ook thuisblijven.

Als je met meerdere officemanagers en ondersteuners het kantoor runt, kun je ook afspreken dat er altijd minimaal één of twee van jullie aanwezig zijn. Zo kun je voor dringende zaken (in je communicatie over waar en wanneer je bereikbaar bent, zie punt 1) altijd verwijzen naar je collega. 

4. Laat slimme media voor je werken

Inmiddels zijn er tientallen programma’s die het thuiswerken makkelijker maken. Deze kun jij slim inzetten als officemanager om structuur en overzicht te houden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Slack, Teams, Zoom en Google Meet: voor het versturen van berichten en video-vergaderen.
• Google Drive, OneDrive en Dropbox: voor het delen van bestanden.
• Trello, Notion en Asana voor het bijhouden van projecten en verdelen van taken.
• Loom: voor het maken van een video-uitleg.
• Google Calendar, Outlook Calendar of Calendly voor het inplannen van vergaderingen en agenda’s.

5. Let op je eigen bereikbaarheid

Het is oh-zo verleidelijk om non-stop beschikbaar te zijn als je thuiswerkt, maar probeer je grenzen te bewaren. Wil je vol focus aan een presentatie of project werken? Of een aantal e-mails beantwoorden zonder dat je steeds gestoord wordt? Pak die tijd!

Via veel communicatieprogramma’s zoals Slack en Teams kun je instellen dat je kort afwezig bent. Doe dit ook als je pauze neemt of een rondje loopt om de benen te strekken. Op die manier weten collega’s wanneer ze een reactie van jou kunnen verwachten en kun jij ongestoord van de voordelen van thuiswerken profiteren.

Ervaar je werkstress (tijdens het thuiswerken)? Lees hier wat je kunt doen

Ga je als thuiswerken? Vergeet dan ook deze 3 dingen niet:

• Maak een werkplek: op deze plek kun jij je werkmodus ‘aan’ zetten en heb je zo min mogelijk afleiding. Als het lukt, maak je deze plek bij voorkeur niet in de slaapkamer, woonkamer of keuken zodat je privé en werk gescheiden kunt houden.
   
• Denk aan je werktijden: het is verleldelijk om ’s avonds ‘nog even snel’ een e-mail te versturen omdat je toch thuis bent, maar doe dit niet. Op die manier houd je een betere balans tussen werk en privé.
   
• Zorg voor een ergonomische werkplek: voorovergebogen aan de keukentafel is niet ideaal voor je rug en schouders. Zorg ervoor dat je een goed bureau hebt, met een verstelbare bureaustoel en eventueel een los scherm, muis en toetsenbord. Op die manier kun je in een ergonomische houding thuiswerken. En vergeet niet af en toe een pauze te nemen om de benen te strekken!

Meer tips voor een fijne (ergonomische) thuiswerkplek? Bekijk de video hieronder: