Wil jij in het nieuwe jaar je bedrijf naar een volgend niveau tillen? Schakel een officemanager in! Werken met een officemanager is essentieel om de processen in jouw (groeiende) bedrijf te professionaliseren.

Maar misschien vraag je je af of deze functie in jouw bedrijf past, of het financieel een aantrekkelijke stap is en hoe je de juiste match maakt. Daarom delen we in deze blog 5 signalen dat het tijd is om een officemanager aan jouw team toe te voegen!

Wanneer officemanager inschakelen

Een officemanager zorgt voor de ondersteuning van jouw team en het soepel verlopen van processen op de werkvloer. Daarbij kun je denken aan (financiële) administratie, beheren en plannen van vergaderruimtes, organiseren van projecten en evenementen. Daarnaast is een officemanager dé spin in het web als het gaat om communicatie, planning en het onderhouden van relaties.

Kortom: onmisbaar in je bedrijf als je in 2025 verder wilt groeien en professionaliseren.

5 signalen dat jij er een in wilt schakelen in het nieuwe jaar:

1. Processen zijn niet gestroomlijnd

Merk je dat er nu bepaalde zaken langs elkaar heen lopen? Of dat de planning soms niet optimaal is of jullie veel dingen last-minute moeten regelen? Dan is het tijd om een officemanager in te zetten.

Officemanagers kijken met een open blik naar jouw bedrijf en kunnen snel zien waar het misloopt in de organisatie. Ook kunnen zij systemen bedenken, opzetten en uitvoeren voor allerlei administratieve taken. Bijvoorbeeld het archiveren van documenten, het plannen van vergaderingen of het leveren van producten.

Daarnaast kunnen officemanagers nieuwe tools, software en methoden in jouw bedrijf introduceren om taken te stroomlijnen. Hierdoor verloopt jouw bedrijfsvoering sneller en efficiënter.

Assistent, secretaresse of officemanager: weten aan welke hulp jij behoefte hebt? Lees hier de verschillen tussen de functies

2. Medewerkers zijn te veel tijd kwijt aan administratie

Jouw medewerkers zijn op dit moment te veel tijd kwijt aan administratieve taken als facturen versturen, vergaderingen plannen of het beheren van documenten. Een officemanager kan deze specifieke back-office taken uit handen nemen (en voor een groot deel stroomlijnen en automatiseren).

Hierdoor kan jouw team zich focussen op de taken die belangrijk zijn voor hun werk. Ook kunnen ze productiever werken omdat ze niet afgeleid worden door administratieve taken. Als je al een aantal ondersteunende medewerkers in dienst hebt, kan een officemanager deze helpen, aansturen en managen waar dat nodig is.

3. Het bedrijf mist een centraal aanspreekpunt

Merk je dat afdelingen en collega’s soms langs elkaar heen communiceren? Dan is het tijd om een centraal aanspreekpunt in het bedrijf te introduceren. Voorheen dit je deed vaak zelf, maar je merkt dat je daar minder tijd voor hebt én ook af en toe het overzicht verliest tussen alle vragen, afdelingen en meetings.

Een officemanager is een aanspreekpunt voor alle interne én externe communicatie. Moet een project over meerdere afdelingen lopen? Een officemanager regelt dit. Ook heb jij op deze manier één aanspreekpunt, in plaats van dat alle collega’s een voor een bij jou aankloppen.

Kun jij een centraal aanspreekpunt gebruiken? Wij leveren een ervaren officemanager voor jouw bedrijf (op vaste of tijdelijke basis)

4. Jouw bedrijf groeit flink

Als je bedrijf groeit in collega’s, klanten en taken komt daar automatisch meer ander werk bij kijken. Zo wordt de back-office steeds groter en kun je niet ieder teamuitje of project meer zelf organiseren. Wat je op dit punt vaak ziet is dat bedrijven vooral groeien op de operationele kant, maar hun interne processen dit niet kunnen bijbenen. Daardoor groei je als het ware ‘uit je jasje’.

Een officemanager zorgt ervoor dat de administratieve en ondersteunende kant van het bedrijf niet achterloopt bij de operationele groei, maar dit juist bijbeent. Hierdoor handel je pro-actief op jouw groei en zorg je ervoor dat jouw bedrijf klaar is voor de volgende stap.

Op die manier houd je ook het welzijn van jouw medewerkers in het oog: in een groeiend bedrijf kunnen er snel meer taken bijkomen waardoor de werkdruk verhoogt. Door als bedrijf mee te groeien met slimme processen, optimalisatie en verdeling van werkdruk zorg je ervoor dat jouw medewerkers werkplezier blijven ervaren.

5. Te veel brandjes om te blussen

Ontevreden klant? Bestelling niet geleverd? Vergadering die niet door kan gaan? Je merkt dat jouw team veel bezig is met het oplossen van problemen die zich op het laatste moment voordoen. Ook word je zelf nog te vaak betrokken bij het ‘blussen’ van deze brandjes.

Door een officemanager in te schakelen ga je meer pro-actief aan te slag. Officemanagers houden het overzicht in het bedrijf en kunnen daardoor snel problemen herkennen én oplossen. Daardoor zijn er minder last-minute uitdagingen én word jij er niet meer bijgehaald wanneer deze zich voordoen.

Wil jij in 2025 samenwerken met een officemanager, maar weet je niet zeker welke persoon de juiste match is voor jouw bedrijf?

Wij matchen ervaren officemanagers aan onze bedrijven zodat jij volledig ontzorgt wordt én jouw bedrijf flink kan groeien.

Neem hier vrijblijvend contact met ons op voor een adviesgesprek.