Werken als officemanager is een flexibele, veelzijdige en vooral heel leuke baan: jij bent de verbindende factor in een bedrijf en kunt ervoor zorgen dat alles op rolletjes loopt. Maar omdat je in je dagelijkse werk zó bezig bent met ontzorgen van jouw medewerkers, kun je ook in een aantal flinke valkuilen trappen. In deze blog delen we de 4 meest voorkomende, mét tips om deze valkuilen te vermijden.
Valkuil 1: je zegt (te) vaak ‘ja’
Een grote valkuil van officemanagers is dat ze overal ‘ja tuurlijk doe ik dat’ op zeggen. Vaak uit enthousiasme én uit de wens om anderen te helpen. Maar het is belangrijk dat je jouw eigen grenzen kent en bewaakt.
Twijfel je of je tijd hebt voor een klus? Weet je niet zeker of jij de juiste persoon bent voor het project? Zeg niet meteen ‘ja’ op een verzoek, maar geef aan dat je er later op terugkomt. Zo kun je goed uitzoeken of het in jouw planning en takenpakket past.
Tip om deze valkuil te voorkomen: plan iedere week een moment (bijvoorbeeld op de maandag of vrijdag) om te kijken hoe je ervoor staat. Hoe druk is het? Is er deze week genoeg tijd om last-minute klussen op te pakken? Heb je ruimte voor een groter project of niet? Door inzicht te hebben in jouw planning, weet je beter waar je volmondig ‘ja’ tegen kunt zeggen.
Valkuil 2: je laat jezelf niet genoeg zien
Als officemanager zorg je ervoor dat áchter de schermen alles op rolletjes loopt. Daardoor is vaak niet meteen zichtbaar in het bedrijf wat jij bijdraagt en welke successen jij hebt behaald. Terwijl het voor jouw carrière en werkplezier wel belangrijk is om te laten zien wat je kunt en daar waardering voor krijgt.
Je bent natuurlijk ook zo dol op deze baan, omdat je niet per se op de voorgrond hoeft te werken. Maar dat betekent niet dat je jezelf niet kunt laten zien in het bedrijf. Zichtbaar zijn is onder andere belangrijk voor je doorgroeimogelijkheden, het vergroten van je netwerk én het betrokken zijn bij besluiten.
Tip om deze valkuil te voorkomen: laat jezelf letterlijk zien! Is er een netwerkborrel? Ga erheen. Heb jij bij een project geholpen? Zorg dat je bij de presentatie aanwezig bent. Moet er een nieuwe werkgroep samengesteld worden voor een project? Steek je hand op. Zorg dat jouw onmisbare rol binnen het bedrijf opvalt.
Valkuil 3: je plant te weinig ruimte voor spoedklussen
Wanneer je jouw agenda opent, zit die vaak al harstikke vol. Maar als officemanager is het belangrijk om tijd over te houden om last-minute spoedklussen op te pakken. Loopt er ineens iets helemaal de mist in met een evenement? Jij kunt het oplossen! Komt er een collega naar je toe waarvoor je een spoedvergadering moet plannen voor morgen? Jij hebt tijd om het op te pakken.
Door je agenda niet te vol te plannen, blijf je flexibel en kun je al je taken uitvoeren en deadlines halen.
Tip om deze valkuil te voorkomen: Houd per week bij hoeveel ‘spoed’ klusjes je tussendoor doet. Op hoeveel tijd kom je uit? Zorg ervoor dat je in jouw planning wekelijks zoveel tijd vrij houd voor onverwachte klussen. Je kunt deze tijd ook ‘blokken’ in je agenda, zodat die niet alsnog volloopt met meetings.
Meer weten over goed timemanagement als officeondersteuner? Je leest het hier
Valkuil 4: je vergeet je eigen ontwikkeling
Jouw baan als officemanager staat in het teken van het ontzorgen van jouw medewerkers. Maar denk je ook aan jezelf? In de waan van de dag – en je drukke agenda – schiet het er snel bij in om aan je eigen ontwikkeling te werken. Maar dat is zonde!
Het bedrijf waar jij werkt heeft er ook voordeel van als jij up-to-date kennis hebt en plezier in je werk ervaart, dus vergeet niet om hierin te investeren.
Tip om deze valkuil te voorkomen: maak wekelijks (of tweewekelijks) een moment in je agenda vrij waarin je gefocust aan jouw persoonlijke ontwikkeling werkt. Stel – eventueel samen met je leidinggevende - doelen op en bepaal hoe je deze gaat halen. Zo heb je tijd ingepland én een stok achter de deur om niet toch ‘dat ene verzoek’ voor te laten gaan.