Vacature
Parttime bestuurs-/directiesecretaresse Oosterhout INGEVULD
Het bedrijf:
In deze (tijdelijke) functie als bestuurs-/directiesecretaresse heb je een spilfunctie binnen een onderwijsinstelling met veel afwisselende werkzaamheden. Je bent in staat om secretariële werkzaamheden op directieniveau te regelen en organiseren.
Je kunt buitengewoon prioriteren en bent super behulpzaam. Bovendien ben je een plezierige persoonlijkheid en bezit je het vermogen om met jouw initiatief en aanpakken de afdeling draaiende te houden.
Het kantoor is gevestigd in Oosterhout, goed met auto te bereiken en in de buurt kun je goed parkeren.
De vacature:
Wij zoeken zo snel als mogelijk een ervaren bestuurs-/directiesecretaresse voor 24 uur tot 28 uur per week. De werkdagen en tijden zijn flexibel in te delen tussen 8:00 uur en 18:00 uur. Wij zoeken een kandidate met minimaal 5 jaar werkervaring.
In deze functie draag je zorg voor secretariële ondersteuning van de bestuurder van de stichting. Daarnaast worden door het secretariaat administratieve taken vervult en heeft de afdeling een receptiefunctie. Het is erg belangrijk dat jij je prettig voelt in een hectische omgeving en daar goed de rust in weet te bewaren. Omdat je werkt in de onderwijssector betekent dat je tussendoor 4 weken vakantie hebt.
De inzet ziet er dan als volgt uit:
Start per direct t/m 30 september (waarvan vakantie 1 t/m 16 mei en 1 t/m 30 augustus).
Takenpakket:
- Houdt zelfstandig de administratie(s) bij en stelt (periodiek) overzichten op;
- Verzamelt, ordent en verwerkt gegevens in diverse administratieve systemen;
- Stelt managementoverzichten op aan de hand van verzamelde en samengestelde gegevens;
- Verzorgt informatie en past (delen van) wet- en regelgeving toe bij de uitvoering van administratieve regelingen en procedures;
- Doet voorstellen ter verbetering van het administratieve proces en procedures;
- Verstrekt informatie over diverse onderwerpen en geeft een algemene toelichting op interne regelingen en procedures.
- Verantwoordelijk voor het agendabeheer
- Verslagging van vergaderingen
- Bewaakt de voortgang van planningen en gemaakte afspraken
- Dossierbeheer
- Verzorgt telefoonverkeer
- Ontvangst bezoekers
- Verstrekt informatie en beantwoordt algemene vragen van leerlingen, ouders/verzorgers en andere bezoekers.
- Beslist bij/over: het doen van verbetervoorstellen bij de uitvoering van regelingen en procedures,
- Het verzorgen van specifieke/maatwerk correspondentie, het opstellen van (concept)stukken en het beantwoorden van algemene vragen van leerlingen, ouders/verzorgers en andere bezoekers.
Functie eisen:
- Afgeronde MBO of HBO opleiding management- directiesecretaresse;
- Goede beheersing van Nederlandse taal in woord en geschrift;
- Minimaal 4-5 jaar recente werkervaring als secretaresse of management assistent;
- Je hebt oog voor belangen en bent in staat om op een juiste wijze prioriteiten te stellen;
- Je bent administratief sterk, hebt oog voor detail en bent zorgvuldig;
- Sterke communicatieve vaardigheden;
- Je kunt zowel goed projectmatig als ad hoc werken en tijdens drukte goed met iedereen blijven communiceren;
- Kennis van en ervaring met het MS Office pakket en Microsoft Teams
- Kennis van Afas is een pre
- Beschikt over eigen vervoer
Salaris:
- € 3.300,- bruto p/m op fulltime basis
- Reiskostenvergoeding 0,19 per km
- Keuze uit wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling
- 8% vakantiegeld
- 25 Vakantiedagen (naar rato bij parttime)
- Pensioenopbouw vanaf 26 gewerkte weken indien > 21 jaar
- Je werkt op uitzendbasis conform de NBBU cao
Opmerkingen:
Alleen sollicitaties voorzien van een motivatie en CV worden in behandeling genomen.
- Aantal uren:
- 24-28 uur
- Plaats:
- Oosterhout
