Vacature

Officemanager Amsterdam (fulltime) INGEVULD

Het bedrijf:

Wil jij werken als Officemanager bij een groot internationaal farmaceutisch bedrijf aan de Zuidas van Amsterdam? Ben jij fulltime beschikbaar, spreek jij uitstekend Engels en lijkt het je interessant om je eigen ‘toko’ te runnen? Lees dan gauw verder!

In deze allround functie als Officemanager bij een wereldwijd gevestigde organisatie, ga jij zorgen dat je naast de spilfunctie ook het 1e aanspreekpunt bent voor alle interne- en externe contacten. Binnen dit gloednieuwe kantoor werken ongeveer 50 collega’s. Het super mooie pand met uitzicht over Amsterdam is uitstekend bereikbaar, maar alleen met OV.

 

De vacature:

Wij zoeken per 1 mei een ervaren Officemanager voor 39 uur per week. De werktijden zijn tussen 8:30 uur en 17:00 uur. Wij zoeken een kandidaat (m/v) met 2 tot 4 jaar werkervaring.

Dit is voor jou een hele leuke en interessante functie als jij het uitdagend vindt om je eigen winkel te runnen. Jij bent iemand die niet zo zeer orders uitvoert, maar juist eigen inbreng heeft en in omgekeerde richting (bottom-up) aangeeft wat nodig is en (indien nodig) naar boven escaleert waar dingen mis gaan. In deze rol is niet alles in kannen en kruiken gegoten; er is ruimte voor verbetering en eigen inbreng in hoe zaken op dit moment georganiseerd zijn.

Je bent het visitekaartje van het bedrijf in Nederland en super behulpzaam. Bovendien ben je een energieke persoonlijkheid en bezit je het vermogen om met jouw initiatief en aanpakken de afdeling draaiende te houden. 

 

Takenpakket:

• Je draagt zorg voor de receptie werkzaamheden. De telefoon gaat niet vaak maar jij bent het 1e aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten.
• Beantwoorden van alle inkomende oproepen via de hoofdconsole, en zo nodig berichten opnemen / doorsturen.
• Het ontvangen van bezoekers en het informeren van de betreffende persoon / afdeling over hun komst.
• Ervoor zorgen dat alle beveiliging en procedures strikt worden nageleefd.
• Verzorgen van back-up dekking aan de Sales & Stock Administrator (Amsterdam) en (indien nodig) Belgium Office Manager tijdens afwezigheid, vakantie, ziekte etc.
• Ondersteuning bieden bij het organiseren van bijeenkomsten / conferenties / diners / evenementen.
• Organiseren van lunches / snacks / versnaperingen voor bezoekers en bijeenkomsten op verzoek van relevante afdelingen.
• Alle boekingen van vergaderruimten volgen via Outlook.
• Ervoor zorgen dat de vergaderruimten in een goede staat verkeren om alle bezoekers te ontvangen (zowel gepland als ongepland).
• Organiseren en boeken van reizen (hotel / vlucht / trein / taxi) indien gevraagd.
• Verantwoordelijk voor facility management; voorraadbeheer, ervoor zorgen dat de keuken en printerruimtes in nette staat verkeren.
• Ervoor zorgen dat alle protocollen en procedures voor noodhulp (brandveiligheid en eerste hulp) up-to-date zijn.
• Coördinator van het BHV-team (Heb je je BHV? Top! Zo nee, dan biedt het bedrijf jou de mogelijkheid deze alsnog te behalen).
• Het verzorgen van het Purchase Order-beheer.

Functie eisen:

• Afgeronde MBO of HBO opleiding officemanagement, facility management.
• Uitstekende beheersing van Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Minimaal 2 - 4 jaar recente werkervaring;
• Je hebt oog voor belangen en bent in staat om op een juiste wijze prioriteiten te stellen;
• Het vermogen om op alle niveaus op een prettige, opgewekte manier te communiceren staat voorop;
• Passend evenwicht tussen assertiviteit en reactievermogen;
• Energieke en flexibele instelling;
• Aangetoond vermogen om sterke en duurzame werkrelaties te ontwikkelen en te onderhouden met alle medewerkers, leveranciers en interne klanten van het bedrijf;
• Het vermogen om zelfstandig te werken;
• Kennis van en ervaring met het MS Office pakket en Microsoft Teams;
• In bezit van BHV certificaat of bereid deze te halen
• Reizen met OV is een must.

Salaris:

• Tussen de € 2.700 –  € 3.000 bruto per maand (afhankelijk van werkervaring);
• Reiskostenvergoeding obv 2de klasse OV;
• Keuze uit wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling;
• 8% vakantiegeld;
• 25 Vakantiedagen (naar rato bij parttime);
• Pensioenopbouw vanaf 26 gewerkte weken indien > 21 jaar;
• Je werkt op uitzendbasis conform de NBBU cao.

Opmerkingen:

Alleen sollicitaties voorzien van motivatie en CV in het Engels worden in behandeling genomen.

Reageren Reageren

Reageren

Aantal uren:

39 uur

Plaats:

Amsterdam