Office Manager onderzoeksbureau Amsterdam INGEVULD

De vacature

Ben jij op zoek naar een tijdelijke baan in Amsterdam? Vanwege ziektevervanging zoeken wij per 15 december (tot in ieder geval eind januari 2022, met kans op verlenging) voor drie dagen in de week een Officemanager. Werkdagen zijn op maandag, dinsdag en donderdag en de werktijden zijn van 8.30 uur tot 18 uur. Jij zorgt er in deze rol voor dat alles soepel verloopt. Er zijn veel zaken te regelen! Je bent het visitekaartje van het bedrijf en super behulpzaam. Bovendien ben je een energieke persoonlijkheid en bezit je het vermogen om met jouw initiatief en aanpakken de afdeling draaiende te houden.

Het bedrijf

Je gaat aan de slag bij een een onderzoeksbureau met 120 professionals werkzaam met passie voor wat ze doen. Zij doen onderzoek in bijna alle vakgebieden, van bank- en verzekeringsmaatschappijen tot goede doelen en overheden. Voor al deze vakgebieden hebben zij experts in huis. Mensen die hier werken, zijn altijd bereid om hun kennis te delen en waar nodig anderen te helpen bij hun ontwikkeling. Het bedrijf is gevestigd in Amsterdam Centrum. Dus minder handig met de auto maar prima te doen met het OV of de fiets.

Functie omschrijving

Verantwoordelijk voor een gastvrij ontvangst van bezoekers (digitaal, telefonisch en fysiek) en zorg dragen voor een verzorgde en representatieve receptie

Hartelijk welkom heten, warm onthaal bieden, oprechte aandacht geven (jas aannemen, drankje aanbieden etc.), plaats aan de leestafel aanbieden en wijzen op de nieuwste publicaties

Aan- en afmelden van bezoekers

Gasten meenemen naar de persoon voor wie ze komen of naar de ruimte waar ze moeten zijn

Correct aannemen, doorverbinden, aankondigen, afhandelen van inkomend telefoonverkeer; doorgeven van notities (bijvoorbeeld terugbelverzoek)

Diverse secretariële en administratieve werkzaamheden • Behandelen van inkomende post

CRM-systeem up-to-date houden (bijvoorbeeld visitekaartjes invoeren, contacten opzoeken op social media, contactgegevens aanpassen)

Ondersteuning van team marketingcommunicatie met klantlijsten en diverse klussen op seminardagen

Op verzoek agendabeheer voor algemeen directeur en commercieel directeur

Coördinatie van reservering van vergaderruimtes, audioapparatuur en auto’s

Plannen van KTO-interviews met klanten

Aanspreekpunt voor diverse facilitaire zaken en verantwoordelijk voor de uitvoering van noodzakelijk onderhoud

Afroepen van externe (facilitaire) dienstverleners, zoals de glazenwasser, ongediertebestrijding etc.

Contractbeheer met externe leveranciers

Verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van levensmiddelen en kantoorartikelen Verantwoordelijk voor de (coördinatie van de) catering

Regelmatig een ronde door het pand doen om zorg te dragen voor een representatieve kantooromgeving

Aansturen van de Hospitality-oproeppoule

Inplannen van oproepkrachten voor diverse werkzaamheden ter ondersteuning van onderzoek: notuleren, transcriberen, hosten en enquêteren

Zorg dragen voor een optimale samenstelling van de oproeppoule

Leveren van een constructieve bijdrage aan de teamdoelstellingen

Actief deelnemen aan werkoverleg

Verantwoordelijkheid nemen voor oplossingen van vraagstukken/problemen die zich in het team voordoen

Input leveren voor verbetering van werkprocessen

Tijdig invullen van de wekelijkse urenregistratie

Signaleren van informatiebeveiliging risico’s en het aandragen van verbetervoorstellen aangaande de informatiebeveiliging

Wat verwachten wij van jou?

Minimaal een afgeronde MBO opleiding, bijvoorbeeld hospitality (toerisme, hotelschool), secretarieel, administratief, facility management, office management

Werkervaring: minimaal 2 jaar als gastvrouw/gastheer, host(ess), receptionist(e), front office functies in hotelwezen.

Jij hebt uitstekende sociale vaardigheden; hoffelijkheid en bieden van gastvrijheid zijn een tweede natuur

Ruim ervaren in het werken met state-of-the-art telefooncentrales.

Ervaring met Microsoft Teams is een pre

Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden: ABN en Engels

Je kunt werken met Microsoft Office 365, ruim ervaren dus met Outlook en Excel

Je hebt oog voor belangen en bent in staat om op een juiste wijze prioriteiten te stellen

Het vermogen om op alle niveaus op een prettige, opgewekte manier te communiceren staat voorop

Energieke en flexibele instelling

Wat bieden wij jou

€ 2.600,00 bruto per maand op fulltimebasis (afhankelijk van werkervaring)

Reiskostenvergoeding 0,19 cent per km

Keuze uit wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling

8% vakantiegeld

25 Vakantiedagen (naar rato bij parttime)

Pensioenopbouw vanaf 26 gewerkte weken indien > 21 jaar

Je werkt op uitzendbasis conform de NBBU cao

Opmerking

Interesse? Dan ontvangen wij graag jouw CV voorzien van een motivatie.

Reageren