Office Assistent Logistiek Rotterdam INGEVULD

De vacature

Ben jij op zoek naar een parttime baan in de logistieke internationale sector in Rotterdam en heb jij ervaring als Office Assistent? Wij zijn per direct op zoek naar twee enthousiaste Office Assistents voor drie dagen in de week.

Jij zorgt er in deze rol voor dat alles op het secretariaat soepel verloopt! Als Office Assistant ben jij het visitekaartje van het bedrijf en sta je in contact met alle afdelingen, van operators tot directie. Je zorgt ervoor dat bezoekers en collega’s zich welkom voelen, waarbij je ook aan de telefoon voor een accurate en vriendelijke afhandeling zorgt. In deze afwisselende functie houd je de balans tussen service verlening, collegialiteit en het stellen van prioriteiten. Van het netjes houden van de vergaderzalen tot de ondersteuning van het senior management; je doet alles met dezelfde passie en weet heel goed het overzicht te bewaren. Bovendien ben je een energieke persoonlijkheid en bezit je het vermogen om met jouw initiatief en aanpakken de afdeling draaiende te houden. Jij ziet het werk liggen en weet als geen ander hoe je van deze nieuwe functie een succes kan maken. Het is een international bedrijf, so switching to English is something you do effortlessly!

Als Office Assistent maak je deel uit van het secretariaat. Het team bestaat in Rotterdam uit 1 Management Assistant, een Secretaresse en gaat nu aangevuld worden met een duobaan voor twee Office Assistents. Je werkt 24 uur in de week op kantoor verdeeld over drie dagen, waarbij 1 dag in overlap met je nieuwe collega. Hierbij is het mogelijk om in overleg, die dag vanuit huis te kunnen werken. De werktijden zijn van 8.30 uur tot 17.00 uur.

Het bedrijf

Het bedrijf is gespecialiseerd in de opslag, verwerking van chemicaliën en eetbare oliën en logistiek van duurzame energieproducten die de energietransitie vooruit stuwen. Met 11 strategisch gelegen terminals in Europa, weerspiegelt het bedrijf de diversiteit van de behoeften van haar klanten. Van het transporteren, opslaan, mengen en verwerken van een breed scala aan producten, tot het garanderen van een lage CO2-voetafdruk door middel van gefocuste energie-efficiëntie. Het is een dynamische werkomgeving die zich snel ontwikkelt. Er heerst bij dit inclusieve bedrijf een open en energieke cultuur, met een gepaste professionele houding naar de externe gasten en klanten. Het kantoorgebouw is gevestigd in de Rotterdamse haven. Eigen vervoer is daarom een must.

Wat ga je doen

Bedienen van de telefooncentrale

Ontvangen en aankondigen van gasten

Verzorgen van de inkomende en uitgaande post en koerier zendingen;

Administratieve ondersteuning van verschillende directors (incl. agenda beheer)

Operationeel beheer schoonmaak en koffiemachines (verzoeken, klachten en administratieve verwerking in Navision)

Beheer kantoorartikelen en drukwerk

Jij weet de nieuwe medewerkers op hun eerste werkdag prettig te ontvangen

Boeken van vluchten, hotels, taxi’s, restaurants, externe vergaderruimtes etc.

Coördinatie Interne verhuizingen / verbouwingen;

Diverse algemene office assistent taken zoals archiefbeheer, organiseren van activiteiten (intern en extern) bijhouden databases, bijhouden van overzichten en ad hoc projecten.

Wat breng je mee

Je bent iemand die goed zelfstandig kan werken, maar het wel belangrijk vindt om onderdeel te zijn van een goed lopend team. Gastvrijheid, interne- en externe klantgerichtheid zijn bij jou een vanzelfsprekendheid.

Minimaal een afgeronde MBO opleiding niveau 4

Minimaal 5 jaar werkervaring als office assistent of soortgelijke functies

Jij hebt uitstekende sociale vaardigheden; hoffelijkheid en bieden van gastvrijheid zijn een tweede natuur

Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden: ABN en Engels

Je kunt werken met Microsoft Office 365, ruim ervaren dus met Outlook en Excel

Je hebt oog voor belangen en bent in staat om op een juiste wijze prioriteiten te stellen

Het vermogen om op alle niveaus op een prettige, opgewekte manier te communiceren staat voorop

Energieke en flexibele instelling

Zelfsturend, oplossingsgericht en een verzorgend karakter

Je bent in het bezit van een auto, OV is geen optie

Wat bieden wij

Een uitdagende en verantwoordelijke baan in een organisatie waar veiligheid centraal staat, initiatief wordt gewaardeerd en er is veel ruimte voor ontwikkeling

Een veelzijdige functie voor 24 uur per week

Werktijden in overleg en flexibel in te vullen, maar bij voorkeur wel veel op kantoor.

Een marktconform salaris vanaf € 3.000,- bruto o.b.v. fulltime

Reiskostenvergoeding 0,19 cent per km

Keuze uit wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling

8% vakantiegeld

25 Vakantiedagen (naar rato bij parttime)

Pensioenopbouw vanaf 8 gewerkte weken indien > 21 jaar

Je werkt op uitzendbasis conform de NBBU cao

Opmerkingen:

De vacature start op basis van uitzenden maar bij wederzijdse tevredenheid is de intentie om na een periode van uitzenden in vaste(re) dienst bij de organisatie te komen.

Interesse?

Heb je interesse in deze functie? Dan maken wij graag kennis met jou en zien wij je cv én motivatie graag tegemoet!

Reageren